Chargé D’accueil Et D’information Du Centre de Contact

**Company**:
Intégrer le Département de l’Ardèche, c’est évoluer dans une collectivité de près de 1800 agents qui répondent au quotidien aux besoins des usagers ardéchois et de ses nombreux partenaires. Près de 200 métiers sont représentés et répartis sur l’ensemble du territoire ardéchois. Rejoignez-nous

Le Service Assemblées et Relation à l’usager assure un double volet de missions:
Le premier dédié à l’organisation de l’Assemblée Départementale auquel est adossé le pôle Assemblées, étant garant du bon fonctionnement des différentes instances délibératives, Assemblée plénière et Commission Permanente dont il assure la gestion administrative (mise en ligne règlementaire des rapports, établissement des délibérations notamment) en parallèle de la gestion « RH » des conseillers départementaux (indemnités, frais de déplacement, formation,).
Concernant les séances, le pôle en assure le suivi pour toutes les séances annuelles de l’Assemblée plénière et de la Commission Permanente ainsi que pour toutes les séances d’installation des nouvelles assemblées élues avec des fonctions particulières dédiées à cet effet.
Le volet RH implique en parallèle la prise en charge administrative des membres de l’assemblée départementale lors de chaque renouvellement intégral ou partiel.et le suivi qui en découle pendant leur mandat, suivi comptable et également suivi des désignations des élus dans les commissions, comités, organismes extérieurs
Le second dédié à la relation aux usagers externes et internes auxquels sont adossés
Le Centre de Contact : porte d’entrée mutualisée et multicanal pour tous les usagers internes et externes (citoyens) de la collectivité, ce qui signifie qu’il a vocation à être en mesure de répondre à toutes les demandes relatives à toutes les compétences assurées par le Département. Le Centre de Contact est en charge du pilotage de l’ensemble des processus liés à l’accueil et à la relation avec les citoyens au sein de la collectivité. Il est garant de la politique et des démarches d’accueil, mais aussi de la qualité du service rendu aux usagers, y compris auprès des directions territorialisées.
Et Le suivi de l’activité courrier logistique incluant le suivi des marchés d’affranchissement et de la location/entretien des machines à affranchir et les évolutions numériques à venir, dont AirsCourrier.

**Position**:
Le/la chargé(e) d’accueil et d’information du centre de contact-binôme accueil Institutionnel Hôtel du Département, a pour fonction principale d’assurer l’accueil multicanal (accueil physique, téléphonique et numérique) des usagers externes.
A ce titre, il/elle représente l’institution départementale, étant la « première porte d’entrée » pour les usagers externes tant sur l’accueil physique que téléphonique ou écrit, apportant, dans une posture de discrétion professionnelle et de confidentialité, une écoute attentive.
Il/elle doit savoir informer, renseigner et diriger les personnes vers les services compétents sur la base de connaissances fiables et actualisées.
L’objectif étant d’apporter aux usagers externes des réponses de premier niveau qualifiées et d’assurer le suivi desdites demandes en informant les usagers de leur état d’avancement.
Cette fonction principale nécessite un sens du service public et une très bonne connaissance de la collectivité départementale. Elle s’exerce en lien privilégié avec le Cabinet ainsi qu’avec l’ensemble des directions de la collectivité.
Le/la chargé(e) d’accueil et d’information du centre de contact-binôme accueil Institutionnel Hôtel du Département assure également une fonction d’appui auprès des usagers internes de l’Hôtel du Département dont la gestion des salles et un volet sécurité et technique.

Missions d’accueil institutionnel à l’Hôtel du Département dans le cadre du binôme Accueil Institutionnel (horaires de l’accueil institutionnel : 08H00 à 12H00 et 13H15 à 17H00):
Missions principales:
Sur la base d’outils métiers et process élaborés en lien avec les directions:
1. Assurer l’accueil multicanal (physique, téléphonique et numérique) des administrés et de tout type de public:

- Assurer un accueil physique de qualité valorisant l’image de la collectivité : posture agréable, tenue vestimentaire correcte, vêtement de représentation et contribution aux aménagements de l’accueil (actualiser les informations à la disposition du public, gérer les prospectus et affiches, veille sur la tenue des expositions,)
- Proposer un premier contact aimable et de qualité en adoptant une posture de discrétion, d’écoute attentive et de reformulation de la demande si nécessaire et savoir renseigner le public sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité et sur toute autre question générale avec des réponses de premier niveau qualifiées:

- Accueil physique : veille sur l’accès et la circulation des personnes, renseigner et orienter le public vers les services du Département compétents
- Accueil téléphonique : recevoir, filtrer et orienter les appels