Assistant Formation

En tant que chargé d’appui à la formation H/F, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes:

- Assurer la gestion administrative/financière des actions de formation Individuelles et Collectives
- Instruire les formations individuelles (Bulletins et convention) après contrôle et/ou validation auprès des responsables de formation (CPFIC)
- Instruire les sessions collectives de formation (sur site)
- Engager les actions payantes auprès de la DCPU et de la DFE / gestion administrative et financière
- Suivre les inscriptions et procéder aux saisies dans l’outil de Formation/ reporting
- Traiter et contrôler les conventions de formations pour valider l’inscription
- Engager financièrement la formation auprès de la DCPu et de la DFE et valider les factures réceptionnées
- Mettre à jour le tableau de suivi financier du service
- Suivre les process d’instruction et des signatures
- Suivre les inscriptions et procéder aux saisies dans l’outil de Formation/ reporting
- Assurer le traitement logistique des actions de formation réalisées sur site
- Procéder à la réservation de salle, envoi des convocations, suivi des inscriptions
- Elaborer les questionnaires de recueil d’inscription
- Envoyer des mails de convocation (outlook)
- Constitution des groupes d'apprenants
- Préparer tous les supports et fournitures gestion des salles
- Mettre à jour le calendrier et tableaux de bord du service
- Transmettre les questionnaire d’évaluation
- Participer au traitement des mails réceptionnés dans la boite mail générique
- Instruire les réponses de 1er niveau
- Transmettre les mails nécessitant expertise des responsables de formation
- Suivre le mode opératoire de gestion
- Appui à l’activité du service
- Être le garant de la bonne tenue du déploiement des sessions de la formation
- Être le garant du départ en formation du collaborateur
- Être garant du reporting des actions de formation
- Collaborer à la construction des processus de l’activité du service
- Accompagner les collaborateurs à la bonne utilisation de l’outil de formation (Marketplace)
- Participer aux réunions du service et aux réunions de cadrage avec les opérateurs formation

Le permis B est indispensable pour le poste afin de pouvoir effectuer les ouvertures de sessions de formation sur les différents sites du Département des Yvelines

VOS ATOUTS

FORMATION:

- Titulaire d’un Bac ou Bac +2 ou équivalent dans le domaine Administratif ou des Ressources Humaines, liste non exhaustive

EXPERIENCE:

- 2 ans d’expérience minimum dans l’assistanat, idéalement dans la gestion administrative de dossiers RH.
- Une expérience au sien d’une collectivité est un atout pour le poste

SAVOIR:

- Connaissance des méthodes de gestion administrative/financière
- Connaissances des métiers et des missions du Département
- Connaissances de Talentsoft/Grand Angle/Sis Marché seraient un plus

SAVOIR-FAIRE:

- Maitrise des outils de bureautique notamment Word, Excel et Outlook
- Fortes capacités de rédaction et de synthèse pour la rédaction comme les mails et compte rendus

SAVOIR-ETRE:

- Fortes capacités d’organisation et de rigueur pour respecter les délais d’inscription aux formations par exemple
- Qualités relationnelles et de communication « orientées clients » avérées (échanges et négociation avec les collaborateurs )
- Aptitudes pour le travail en autonomie

AUTRES INFORMATIONS
- Localisation du poste : Versailles, au 2 Place André Mignot.
- Poste Permanent du Secteur Public: Recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou CDD de 36 mois permanent pour les contractuels (renouvelable)
- Télétravail : 1 à 2 jours maximum par semaine après accord du manager.
- Date de démarrage souhaitée : dès que possible
- Permis B obligatoire pour le poste
- Parce que nous sommes des acteurs de proximité au service de la population Yvelinoise et parce que vous souhaitez vivre un métier créateur de liens :_

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