Gestionnaire Aux Affaires Medicales

Le PSSL est situé sur la commune du Bailleul dans la Sarthe à mi-chemin entre les villes de Sablé sur Sarthe et la Flèche ; à proximité de l’échangeur de l’autoroute A11 (sortie n°10) et à 30 min d’Angers et du Mans. Activité d’urgences, chirurgie, USC, médecine, maternité, pédiatrie, SSR ainsi que 2 EHPAD, 1 Foyer de vie et 1 IFSI/IFAS rattachés au PSSL. Entre ville et campagne, la région ne manque pas d’activités : natures (lac, randonnées), sportives (Centre aquatique, golf, hippodrome, bowling, ), culturelles (abbaye de Solesmes, Festivals Baroque et Rock ici mômes,Ecoles, Lycées.

Le PSSL recrute:

- **1 GESTIONNAIRE AUX AFFAIRES MEDICALES F/H 80 %**

CDD 6 Mois

Poste à pourvoir dès que possible

**Définition**

Le/La gestionnaire des affaires médicales participe aux missions de la Direction des Affaires Médicales. Il assure le bon fonctionnement du service tout en assurant la coordination des informations avec les services et les intervenants extérieurs

**Lieu d’exercice**

Centre Hospitalier Sarthe et Loir - Site du Bailleul - Direction des Affaires Médicales.

**Organisation et conditions de travail - Horaires**

Temps de travail : 80 %.

Base de travail : 37h30.

Horaires : amplitude horaires de 9 h00 à 20 h00, selon cycle, du lundi au vendredi, pose repas de 30 minutes.

Equivalence statutaire : Assistant(e) médico-administratif(ve)

**Missions : Secrétaire du Président de la CME**

Assurer le secrétariat du président de la Commission Médicale d’Etablissement.

Assurer l’accueil physique et téléphonique : orienter, filtrer, réceptionner et restituer les messages.

Organiser les réunions de travail et rendez-vous du Président de la CME:

- Contact des différents interlocuteurs,
- Diffusion des convocations, ordres du jour,,
- Réservation de salle,
- Gestion matérielle (reproduction des documents, fonctionnement du matériel et des supports nécessaires),
- Tenir l’agenda et les plannings d’activité,
- Préparer les dossiers et documents utiles en fonction des réunions,
- Réceptionner, traiter puis s’assurer du suivi du courrier,
- Assurer la prise de note, la rédaction et la frappe des documents, courriers, comptes rendus,,
- Mise en forme et diffusions des comptes rendus de réunions aux personnes concernées,
- Participer aux bureaux de CME et aux CME plénières,
- Assurer la gestion et les commandes de fournitures.

Assurer la gestion des déplacements : organisations (selon le type de déplacement : horaires SNCF, horaires des vols, réservation hôtel, réservation voiture du PSSL,).

**Missions : Affaires Médicales**

**Gestion administrative**:

- Accueil physique et téléphonique.
- Orientation, accompagnement, identification et recensement des besoins du personnel médical et du public.
- Vérification des informations administratives concernant le personnel médical, actualiser le dossier administratif, gérer, saisir et classer les informations.
- Production de courrier divers, normes rédactionnelles.
- Traitement des courriers, mails, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
- Gestion des commandes de fournitures.
- Classement et archivage.

**Gestion du temps médical**:

- Mise en place, mise à jour, suivi et diffusion du tableau des gardes médicales.
- Mise à jour, suivi et diffusion des tableaux de suivi de présence du personnel médical.
- Mise à jour, suivi et contrôle du temps de travail du personnel médical (congés, obligations de services, présence,).
- Gestion et suivi des demandes de remplacements du personnel médical (intérim, conventions).

**Gestion logistique**:

- Gestion de la mise à disposition des logements et des repas du personnel médical.
- Gestion, suivi et traitement des frais de déplacement du personnel médical.
- Gestion, suivi et traitement des contrats et factures des agences intérims du personnel médical.
- Organisation, planification et coordination de l’activité avec les services, les intervenants internes et externes à la Direction des Affaires Médicales et à l’établissement, gestion et coordination administrative (gestion des agendas, courriers administratifs divers,...).
- Mise en place du tableau des gardes médicales.
- Gestion de la mise à disposition des logements et des repas du personnel médical.
- Suivi et mise à jour du tableau des effectifs médicaux.
- Suivi et enregistrement du temps de travail du personnel médical (congés, obligations de services,).
- Liquidation de factures sur le logiciel métier.
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise,

**Formation**

Diplôme de niveau IV ou titre équivalent, niveau V ou expérience dans le domaine.

**Compétences requises**
- Maîtriser Microsoft Office (Excel, Outlook, Word,).
- Avoir des connaissances des outils métier (Hexagone, Planning médical,).
- Travailler avec rigueur et méthode.
- Capacités d’organisation.
- Maîtrise de la technique de frappe.
- Très bonne maîtrise de l’orthographe.

**Qualités requises*