Assistant.e de Service

**Description du poste**: **Intitulé du poste**: Assistant.e de service H/F **Nature de l'emploi**: Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s) **Temps de travail**: Temps complet **Description du service**: Au sein de la Direction générale à la culture, le service des archives est chargé de collecter, classer, conserver, communiquer, enrichir et valoriser le patrimoine documentaire de la Ville et de la Métropole de Nantes. Il est le service prestataire référent en matière de gestion de l'information et d'archivage (physique et numérique) auprès des directions et services de la Ville et de la Métropole et un centre de ressources documentaires de l'histoire et de la mémoire individuelle et collective des Nantais ouvert à tous les publics. Les archives de Nantes sont également en charge du service commun "Gestion documentaire archives" auquel adhèrent les 24 communes de la Métropole. **Description de la mission**: Sous l'autorité du responsable du Pôle Animation collecte, vous assurez le secrétariat du Pôle Animation Collecte (7 archivistes) et participez au traitement archivistique des fonds contemporains. Vous contribuez également à l’élaboration des supports de sensibilisation, formation et communication du Pôle (Intranet éditorial, espaces collaboratifs, supports papier). **Vos activités**: - ** Assurer le secrétariat du Pôle**: - Prendre en charge l'accueil téléphonique - Assister les archivistes dans leurs missions de collecte : relecture, mise en forme des bordereaux de versement et d’élimination, tableaux de gestion, fiches pratiques, etc. - Assurer la gestion et la relecture des courriers, notes, rapports, etc. produits dans le cadre des relations avec les différents partenaires du Pôle (directions Ville et Métropole, Communes [élus, DGS, directeurs et chefs de services], Archives départementales, etc.). - Organiser la logistique des Groupes de travail (communes et projet Système d'archivage électronique), réunions et actions de sensibilisations / formations : plannings, réservation de salles et véhicules, préparation des supports - ** Participer à l’élaboration des supports de sensibilisation, formation et communication du Pôle**: - Réaliser les publications relatives aux actualités sur l’espace intranet éditorial des Archives de Nantes et sur les espaces collaboratifs du Pôle Animation Collecte - Participer à l’élaboration et à la mise en forme des supports de sensibilisation, formations communication et ateliers - **Assurer le traitement archivistique des fonds contemporains**: - Saisir les notices dans la base de données - Reconditionner les documents (mise en pochettes, étiquetage, rangement) en partenariat avec les archivistes et les magasiniers - Vérifier les versements sériels et effectuer la reprise de bordereaux de versements - Préparer les éliminations annuelles - ** Assurer la suppléance de l’assistante de direction**: - Gérer le courrier spécifique aux archives (arrivée, départ) : état-civil, urbanisme, recherches historiques, saisie dans la base de données, etc. - Participer aux manifestations organisées par le service (expositions, journées du patrimoine) **Profil (Compétences)**: Disposant d'une formation en secrétariat, vous maîtrisez l'outil informatique (bureautique, logiciels métiers : Avenio, Intranet et espaces collaboratifs...) et connaissez le fonctionnement des collectivités publiques. Votre autonomie, votre réactivité et votre capacité à vous adapter vous permettent de mener à bien vos missions. Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d’organisation et disposez de capacités relationnelles. **Localisation du poste**: **Lieu d'exercice des fonctions**: ARCHIVES DE NANTES **Contacts et informations complémentaires**: **Besoin d'informations sur le poste ?**: Aurélie CAILLEAU, responsable pôle animation et collecte, 02 40 41 94 80 Véronique COUREAU, gestionnaire recrutement, 02 52 10 81 37 Veuillez adresser votre CV, lettre de motivation, dernier bulletin de salaire et arrêté de situation, RQTH le cas échéant