Executive Assistant

Dans un contexte de transformations opérationnelles complexes et multi-pays, ce poste est essentiel pour aider le COO à gérer et à maximiser les performances de la fonction Opérations conformément à notre stratégie SCALE UP, dans le respect des délais, des coûts et de la qualité.

Le titulaire de ce poste apporte un soutien essentiel au directeur en travaillant en étroite collaboration sur les activités quotidiennes, en gérant certaines initiatives clés et en assurant une communication et une coordination efficaces entre les équipes et avec les différents départements. L'EA assurera la liaison entre la direction et les autres membres de l'équipe, contribuera à hiérarchiser et à piloter les projets importants et veillera à ce que la fonction soit conforme aux attentes en matière de coûts (respect des budgets, trajectoire des ETP par rapport au plan strat). Il.Elle joue un rôle essentiel dans la rationalisation des opérations, le pilotage des priorités organisationnelles et le soutien de l'efficacité globale de l'équipe dirigeante de la fonction.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

**Soutien à la direction**
- En partenariat avec l'assistant personnel, il faudra anticiper les besoins : veiller à ce que le contenu de toutes les réunions soit préparé, que les communications soient rédigées, que les priorités soient hiérarchisées et gérées, que les documents soient stockés et archivés.
- Coordonner et gérer la gouvernance de l'équipe, y compris la préparation des ordres du jour, les présentations, l'enregistrement et le suivi des actions, le suivi et la surveillance de la réalisation des objectifs, la transmission des informations, la coordination des demandes d'information et tout autre soutien nécessaire.
- Veiller à ce que les réunions se déroulent de manière efficace en termes de contenu, de calendrier et de résultats.
- En collaboration avec l'équipe de direction, préparer des notes stratégiques ou opérationnelles et des présentations pour différents publics : SLT fonctionnel, anticiper et revoir les documents présentés au Comité Exécutif d'AXA Partners ; collaborer étroitement avec les équipes sur des sujets d'intérêt commun afin d'assurer une préparation efficace des réunions et du matériel de présentation.
- S'assurer que les décisions prises sont suivies et mises en œuvre de manière efficace et que toutes les parties prenantes sont informées des décisions et des actions en temps voulu.
- Fournir régulièrement des idées sur les moyens de clarifier la gouvernance et améliorer l'efficacité de la fonction.
- Représenter le COO lors des réunions si nécessaire

**Finances**
- Garantir une ambition adéquate en fonction des investissements et contrôler l'exécution et les performances.
- Coordonner les échéances de l'exercice du plan stratégique et de l'élaboration du budget de la fonction avec les RH et les finances.
- Coordonner le calendrier des budgets, des objectifs, des prévisions et du suivi du plan stratégique, en collaboration avec tous les subordonnés directs, les RH et les finances.

**Communication**
- Élaborer et mettre en œuvre le plan de communication des opérations mondiales en collaboration avec les dirigeants et d'autres parties prenantes clés telles que le HRBP global, les équipes chargées de la transformation et du changement, les équipes chargées de la communication, la direction locale etc.
- Soutenir le directeur des opérations dans la communication avec les équipes à travers le monde par le biais de canaux multiples.
- Organiser les réunions hors site de la direction en collaboration avec les RH, les réunions publiques, les séminaires et les événements afin de garantir une approche de communication forte de la part de la direction.
- Contribuer à améliorer la communication sur notre transformation et nos activités commerciales.
- Maintenir à jour l'organigramme de la fonction.

**Gestion de projet**
- Coordonner et diriger des projets stratégiques, contrôler et suivre les livraisons en étroite collaboration avec l'équipe de direction.
- Engager les équipes de projet, les consultants, le cas échéant, et toutes les parties prenantes internes et externes.
- Mettre en place une gouvernance adéquate pour soutenir l'exécution

**Votre Profil**
- Niveau avancé d'analyse et de synthèse. Expérience de la gestion de programmes/projets
- Bonne compréhension de la gestion du changement
- Expérience du travail à l'échelle internationale avec de multiples fonctions dans une organisation matricielle
- Capacité à travailler à un rythme soutenu dans un environnement mouvant et en rapide évolution
- Esprit de collaboration et capacité à s'adapter à plusieurs styles de leadership tout en garantissant les résultats
- Capacité à travailler avec des équipes sans autorité hiérarchique grâce à de solides compétences en matière d'influence
- Orientation vers la réalisation de projets, avec la capacité d'apprendre et d'adopter une amélioration continue des processus et de l'approche de la mise en œuvre
- Pragmatisme et