Corporate Services Specialiste

At Arabelle Solutions, we’re proud to design services and solutions that are generating power not just for today and tomorrow but for generations to come.
You’ll work alongside passionate bright minds. We offer a broad range of opportunities for those eager to build tomorrow’s world.
We believe a supportive culture is key to reach common goals. Diversity and an inclusive mindset makes us and our business stronger.

**Le poste**

Le Corporate Services Specialist dirige et coordonne plusieurs domaines opérationnels essentiels à l'expérience des employés et à l'efficacité interfonctionnelle. Ce rôle est essentiel pour faire le lien entre les Ressources Humaines, le Sourcing, l'Informatique, les Finances et la Conformité, tout en servant de point de contact principal pour nos employés dans les services de voyages et dépenses, gestion de flotte et gestion des prestaires/contingent workers.

Le Spécialiste des Services Corporatifs prospère dans un environnement matriciel, peut établir des relations solides entre les départements et a un sens aigu de l'excellence opérationnelle, de l'optimisation des processus et de la conformité. Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes:

- **Stabilisation du Système & Structuration du Support**
- Surveiller la performance du système et l’adoption par les utilisateurs, identifier et résoudre les problèmes de manière proactive.
- Assurer le bon fonctionnement d'Egencia (système de réservation de voyages), Expensya (gestion des dépenses) et des programmes de cartes d'entreprise.
- Structurer et diriger le cadre de support mondial en fournissant des formations, de la coordination et une assistance continue.
- Agir en tant que point de contact principal pour les escalades liées au système et la résolution de problèmes.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes IT, finance et RH pour maintenir les intégrations et les mises à jour des systèmes.
- **Conformité, Audit & Intégrité des Données**
- Effectuer des audits réguliers et des contrôles de conformité pour garantir l'alignement avec les politiques de l'entreprise et les exigences réglementaires.
- Surveiller et valider les données de voyages et dépenses, en assurant leur exactitude et leur exhaustivité.
- Identifier les écarts et collaborer avec les équipes concernées pour mettre en œuvre des actions correctives.
- S’assurer que les transactions de cartes d'entreprise sont conformes aux politiques de voyages et dépenses et correctement rapprochées en fonction des réglementations locales.
- **Rapports & Analyse des Données**
- Contribuer au développement et à la maintenance des tableaux de bord et des rapports de données pour suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés aux voyages, aux dépenses, à l'utilisation des cartes d'entreprise et à la gestion des travailleurs contingents.
- Fournir des informations sur les opportunités d'optimisation des coûts et les tendances des comportements des utilisateurs.
- Préparer des résumés exécutifs et des recommandations pour la direction.
- **Amélioration Continue & Mises à Jour**
- Mettre en œuvre des améliorations du système et des optimisations de processus en fonction des retours des utilisateurs et des besoins de l'entreprise.
- Coordonner avec les fournisseurs (Egencia, Expensya, HSBC, ) pour résoudre les bugs système et mettre en place des mises à jour.
- Soutenir l'équipe conformité dans les mises à jour des politiques, en assurant une adaptation fluide au sein des outils concernés.
- Diriger les initiatives de gestion du changement, y compris les sessions de formation, les communications aux utilisateurs et la documentation mise à jour.
- Créer et mettre en œuvre des procédures standards (Standard Work) définissant les processus, les rôles et les responsabilités pour la durabilité et garantir une transition fluide.

**Gestion de Flotte**:

- Gérer les opérations de la flotte de véhicules de l'entreprise, y compris la gestion des contrats de location, les plannings de maintenance, le suivi de l'efficacité énergétique et la conformité réglementaire.
- Collaborer avec les équipes Finances et Sourcing pour optimiser les coûts de la flotte et les relations avec les fournisseurs.
- Identifier les parties prenantes clés : Sourcing, Total Rewards, EDF, Arval.
- Agir en tant que point de contact unique pour les fournisseurs, EDF, les employés, RH et autres concernant les questions liées à la flotte.
- Fournir un support quotidien à la gestion de la flotte pour les équipes internes.
- Assurer la communication entre les équipes locales et centrales.
- Anticiper les besoins et effectuer un suivi proactif avec toutes les parties prenantes.
- Traiter les problèmes de premier niveau et orienter les demandes vers les bons contacts pour améliorer l'efficacité.
- Créer et mettre en œuvre des procédures standards (Standard Work) définissant les processus, les rôles et les responsabilités pour la durabilité et garantir une transition fluide.

**Gestion des prestataires et int