Agent D'accueil Et D'information

**Description**:
Les directions territoriales ont pour mission de contribuer à l’offre éducative et de formation des régions académiques, en lien avec l’ensemble des partenaires. Leur réseau d’Ateliers Canopé assure les formations, la mise à disposition des ressources, ainsi que les médiations et les animations qui en découlent. Ils proposent une offre de services adaptée aux nouveaux enjeux éducatifs. Ils accueillent l’ensemble de la communauté éducative dans des espaces innovants et connectés.

**Missions**:
Accueillir, informer et orienter les usagers ou visiteurs vers le service de destination concerné ; contrôler leur circulation dans le bâtiment. Jouer un rôle de référent général et de personne ressource en ce qui concerne le premier accueil téléphonique des personnes extérieures.

**Activités**:
Accueillir les différents publics (accueil physique ou téléphonique) en privilégiant la qualité de la réponse apportée à l’interlocuteur.
Accueil physique:
Ecouter avec attention, si nécessaire faire préciser, et analyser la demande des personnes pour renseigner et/ou orienter avec pertinence et efficacité.
Fournir les informations et renseignements utiles par rapport à la demande formulée par l’usager.
Orienter l’usager vers le service ou l’interlocuteur compétent. Le cas échéant guider géographiquement le visiteur vers son interlocuteur.
Connaître et appliquer les dispositions prévues pour faciliter l’accueil spécifique des personnes en situation de handicap, notamment les personnes à mobilité réduite.
D’une manière générale s’attacher à filtrer les entrées, et le cas échéant être capable de fournir les éléments susceptibles de favoriser leur suivi.
Appliquer scrupuleusement les consignes de sécurité applicables aux locaux (notamment si la traçabilité éventuelle des visites par renseignement d’un registre des entrées/sorties est prévue) Savoir notamment adapter son attitude aux situations particulières, notamment en ce qui concerne les mesures prises et les instructions données pour optimiser la sécurité des locaux ou des personnes (plan Vigipirate).
Accueil téléphonique:
Répondre aux appels téléphoniques en s’efforçant de présenter une image positive de l’accueil fourni par l’établissement (courtoisie, écoute attentive, disponibilité, efficacité de l’orientation des appels vers les services ) et en manifestant la volonté d’apporter une réponse pertinente à la demande formulée.

Pour répondre à l’objectif de qualité de l’action conduite pour accueillir, s’attacher à prendre connaissance régulièrement du programme quotidien des activités, réunions et formations se déroulant dans les locaux.

Le cas échéant, assurer l’information par la mise à jour des écrans d’accueil.

Le cas échéant, diriger vers les interlocuteurs compétents les mails reçus sur la boîte de messagerie électronique dédiée à l’accueil général.

Le cas échéant, gérer ou contribuer à l’organisation de la logistique d’accueil (navettes assurées par les chauffeurs de l’établissement, liaison avec les taxis intervenant en qualités de prestataires de service pour l’établissement ).

**Conditions particulières**:
Tenue correcte et soignée exigée.
Port éventuel d’un uniforme et/.ou d’un badge.
Horaires de travail étendus possibles.

**Profil recherché**:
**Connaissances professionnelles**:
Organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Techniques d’accueil téléphonique et des principes régissant l’accueil physique
procédures et protocoles d’action définis pour l’établissement dans ce secteur d‘activité

**Niveaux de qualification**:
BACCALAUREAT

**Expérience professionnelle**:
Confirmé

**Savoir-faire**:
Applications informatiques spécifiques à l’activité.
Outils bureautiques (Word et Excel) et de communication (messagerie électronique, boîtes vocales, internet et intranet).
Utilisation des standards téléphoniques et autres équipements d’information et d’orientation.
Maîtriser l’expression orale et écrite
Etre capable d’analyser les situations pour en hiérarchiser le traitement ; notamment être apte à prioriser le traitement des appels téléphoniques
Savoir transmettre des informations (à l’oral et à l’écrit).
Savoir s’organiser, avec méthode, rigueur, fiabilité.
Savoir gérer les aléas et faire preuve de réactivité, notamment pour apporter des réponses adaptées à des besoins spécifiques

**Savoir-être**:
Faire preuve d’un sens avéré des échanges relationnels et montrer une aptitude au contact personnel (courtoisie).
Etre capable d’adapter son comportement à différents types de public, et de faire face à des situations diverses et variées, pouvant éventuellement présenter un caractère conflictuel.
Savoir faire preuve de discrétion, adopter une attitude réservée, se montrer diplomate.
Savoir garder la maîtrise de soi.
Avoir le sens et le goût de l’initiative. Etre autonome et savoir faire preuve de réactivité.