Assistant(E) Direction de Centre Westfield Rosny 2

Nous recherchons actuellement notre:
ASSISTANT(E) DIRECTION DE CENTRE (F/H) - Westfield Rosny 2 (93)

CDI

Ce que nous proposons

Rattaché(e) au Directeur du Centre Commercial et au sein d’une équipe de 8 personnes, vous êtes chargé(e) d’assurer l'assistanat de la Direction du centre, et en particulier du Directeur de Centre et de la Responsable Marketing et Communication.

Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes:
GESTION DE LA COPROPRIETE
- Préparer et suivre les réunions et en particulier les Assemblées générales ordinaires du GIE : rédaction des résolutions, envoi des convocations, rédaction et diffusion des PV, mise à jour du tableau de suivi des AG et CS, sanctuarisation.
- Suivi des conventions de mise à disposition.
- Accomplissement des formalités administratives (notamment la mise à jour des K-bis, le dépôt des dossiers au Greffe )

GESTION DU GIE
- Participer à la préparation et suivre le budget du GIE en jouant un rôle d‘« alerte » : suivi du réalisé, fourniture des éléments de nature à justifier les écarts, contrôle pour un équilibrage permanent, support administratif (gestion des bons de commande, suivi des factures et des engagements ).
- Aide à la préparation des AG et rédaction des convocations et PV.
- Rédaction des CR des réunions du GIE.
- Mise à jour du Kbis du GIE.

REPORTING
- Récupérer les CA mensuels des commerçants, les saisir sur Mercury, éditer les rapports de CA.
- Rédiger les RAM (Rapport d’Activité Mensuel).

EXPLOITATION
- Être en appui des équipes techniques sur la partie administrative, gestion de budgets dans le cadre de l’exploitation de l’immeuble / du centre commercial
- Mise à jour de la liste de coordonnées des commerçants, organigrammes, etc
- Mise à jour des boîtes aux lettre pour les commerçants et suivi de la liste des clés
- Être le relais des commerçants et participer activement à la politique d’accueil et de service dans le cadre du label « Accueil Qualité Service - 4 étoiles » en lien avec le RAC du site (traitement des demandes, réclamations ).
- Réalisation de courriers aux preneurs relatifs à l’exploitation commerciale, aux problèmes de respect du règlement intérieur, aux dysfonctionnements techniques (horaires, fuites, déchets, anomalies SSI etc ).
- Suivi des réclamations clients.

COMMUNICATION
- Gérer les communications interne et externe du centre, en tant que point d’entrée principal en la matière : diffusion des notes internes aux commerçants, relations avec les copropriétaires (assemblées générales et conseils syndicaux), les collectivités locales, pompiers, mairie, etc.
- Gérer l’appli UR CONNECT : édition des messages, support technique pour les commerçants, suivi des inscriptions.
- Rédaction des newsletters

ASSISTANCE DU DIRECTEUR DE CENTRE (DC)
- Assurer le secrétariat de la direction du centre, interface avec les clients internes et externes, gestion du budget de la direction du centre
- Rédiger des courriers aux autorités (Mairie, Préfecture, etc )
- Gérer l’agenda du DC
- Veille de la presse locale et des CR des conseils municipaux
- Suivi du registre du personnel

Poste basé à Westfield Rosny 2 (93).

Ce que nous recherchons

De formation Bac +2 (BTS Assistanat ou Gestion), vous avez 3 ans d'expérience minimum dans le domaine l’assistanat, idéalement dans un environnement immobilier ou juridique.

Vous maîtrisez le pack-office, Excel et idéalement le logiciel.

La maitrise de la langue française et des capacités rédactionnelles sont requises.

La maitrise de la langue Anglaise serait un plus.

Les qualités requises pour réussir dans ce poste sont : capacités d'organisation, de rigueur, excellent relationnel, sens développé de la relation et du service client, goût du challenge.

Ce qui compte pour nous

Ce qui compte pour nous, c’est d’accueillir des personnalités engagées, capables d’insuffler une énergie positive autour d’eux et prêtes à grandir au sein d’un grand groupe international. Nous offrons à nos collaborateurs une culture collaborative, innovante, axée sur la réussite et propre à créer des opportunités uniques d’évolution.

Nous visons l’excellence et notre culture encourage l’autonomie, l’innovation et l’intelligence collective de nos collaborateurs.

Si vous recherchez des missions stimulantes intellectuellement et responsabilisantes, promouvant le travail en équipe et le challenge au quotidien, n’hésitez pas à postuler

Unibail-Rodamco-Westfield promeut l’égalité des chances, ainsi que la diversité des profils, des expériences et des compétences. Nous croyons que la diversité joue un rôle important dans le succès de notre entreprise et nous engageons à créer un environnement respectant, valorisant, célébrant et exploitant au mieux les différences individuelles.

The following values bring us together and guide our actions. They are t