Secrétaire Administratif

**Description de l’offre**:
I. Missions
Dans le respect du projet d'établissement et des protocoles mis en place, le/la secrétaire d'accueil a pour mission d'assurer le premier accueil physique et téléphonique de la résidence, organiser les visites de l'établissement et assurer le taux d'occupation; ainsi que de contribuer à la gestion administrative de l'établissement.
II. Activités
PROCESSUS : GERER L'ADMINISTRATIF ET LES ACHATS
- Accueillir, informer et orienter dans l'établissement : résidents, familles, visiteurs...
- Gérer les communications téléphoniques du standard (filtrer, transférer...)
- Prendre des rendez-vous, transmettre des messages
- Gérer le courrier entrant (dater, trier, dispatcher) et sortant (affranchir)
- Gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des résidents
- Passer les commandes des fournitures de bureau, consommables
- Effectuer des travaux de secrétariat administratif (frappe de courriers, reprographie...)
- Adresser à l'extérieur (familles, prospects, fournisseurs...) les supports de communication
- Mettre en place les prestations diverses demandées par la famille et/ou le résident (ouverture de ligne téléphonique, installation télévision, blanchisserie, coiffeur, repas invités, esthétique, animation...)
- Recevoir et gérer les dépôts d'argent ou d'objets conformément aux procédures
- Saisir des remises de chèques
- Saisir les honoraires des professionnels libéraux
- Participer à la gestion des dossiers administratifs et médico-administratifs des résidents
- Préparer les contrats de séjour, recevoir les dépôts de garantie, s'assurer de la complétude du dossier administratif
- Saisir les entrées et sorties des résidents dans les registres ad hoc
- Préparer les campagnes mensuelles de facturation et les facturations de sortie
- Assurer le premier niveau de relances clients (appels téléphoniques, courriers simples)
- PROCESSUS : MANAGER LES RESSOURCES HUMAINES
- Participer à la planification des visites médicales du personnel
- Réaliser des Déclarations Préalables à l'Embauche
- Participer à la réalisation de contrats de travail
- Participer à la vie commerciale de l'établissement

PROCESSUS : COMPTABILITE
- Saisir les factures de séjour (résidents)
- Préparer les prélèvements comptables (résidents)
- Gestion des factures fournisseurs, relance, imputation et classement

(Liste non exhaustive)

**Profil recherché**:
Profil de gestion des Ressources Humaines et de la comptabilié apprécié.
Sociabilité et respect des visiteurs et résidents.
A l'écoute et à l'aise au standard téléphonique et physique.
Bonne maîtrise de l'outil informatique.
Pass vaccinal obligatoire.

Avantages : Epargne salariale, participation des transports à hauteur de 50%, salle de repas et plateau-repas, heures supplémentaires majorées, mutuelle, formation, actionnariat, mobilité interne et inter établissement

Située au 21, avenue des Murs du Parc, la Résidence le Verger de Vincennes est un EHPAD récent, de 107 lits, organisés en 5 unités de vie à taille humaine (3 unités traditionnelles et 2 unités protégées).

Notre structure est résolument impliquée dans sa culture de la bientraitance, avec des temps d'échange : et des équipes à taille humaine.

Le groupe LNA Santé favorise l'épanouissement professionnel de ses salariés, en mettant en place différentes actions : perspectives d'évolution, possibilité de formation, mobilité interne entre les établissements du groupe.

**En savoir plus sur l’établissement**:
Situé aux portes de Paris, à proximité du bois de Vincennes, Le Verger de Vincennes est un EHPAD réunissant une équipe de 80 professionnels et propose:

- 102 places en hébergement permanent, dont 44 pour accompagner les personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer ou de troubles apparentés
- 5 places pour des séjours temporaires

Grâce à son organisation en unités de vie à taille humaine, notre maison de retraite médicalisée s'adapte aux particularités et aux besoins de chacun de ses résidents.