Secrétaire Ployant

**Présentation de l'entreprise**:
Groupe à taille humaine et dynamique, Sedna vise l'excellence des prestations à disposition des Ainés.
Présent au sein de 6 régions, Sedna dispose d'une expertise métier développée au travers une offre diversifiée (EHPAD, Résidence Service, Plateforme de répit, Accueil de jour )

**Descriptif de poste**:
Travaillant en collaboration et sous la responsabilité de l'adjoint de direction, vous aurez comme principales missions:
**1/Définition générale**

La secrétaire est le garant de l’accueil. Elle assure des missions qui prennent en compte les relations et la communication avec les résidents et familles, les fournisseurs et prestataires de l’établissement, basés sur le respect et la bienveillance. Elle réalise ses missions en étant en adéquation avec les recommandations de bonnes pratiques professionnelles définies par l’ANSESM et les protocoles établis par le siège social du groupe Sedna. Elle respecte également les pratiques instaurées dans l’établissement. Le travail de la secrétaire s’organise autour de plusieurs axes:

- Le résident, la famille
- Les fournisseurs, prestataires extérieurs
- La facturation
- La commercialisation
- Les relations avec le siège social Sedna
- **2/ Activités liées aux résidents et familles **:**:

- Ø Accueil téléphonique et physique**:

- Ø Traitement des courriers et mails**:

- Ø Préparation des outils règlementaires au moment de l’admission : contrat de séjour, règlement de fonctionnement**:

- Ø Remise du livret d’accueil à l’admission**:

- Ø Création du dossier administratif dans le logiciel de soins et du logiciel TESYS
- Ø Gestion du planning des rendez-vous de visites de familles**:

- Ø Etablissement des facturations de séjour**:

- Ø Relances pour les défauts de règlements de facture de séjour auprès des familles et mandataires judiciaires**:

- Ø Suivi des dossiers de relances pour défaut de règlement**:

- Ø Gestion et suivi des impayés des facturations de séjour**:

- Ø Mise à jour des dossiers administratifs des résidents tous les 6 mois (attestation CPAM, mutuelle, responsabilité civile, ALD)**:

- Ø Mise en œuvre et suivi des avenants aux contrats de séjour**:

- Ø Gestion du logiciel Thesys en ce qui concerne les facturations APA (département et hors département)****:

- Ø Commercialisation de l’établissement : accueil téléphonique, envoi de documentation, visite par skype, visite physique de l’établissement, mise à jour du suivi de commercialisation**:

- Ø Saisir les mouvements des entrées et sorties sur le logiciel RESID EHPAD de la CPAM**:

- Ø Edition des menus**:

- Ø Suivi des règlements chèques et virements**:

- Ø Edition des remises et encaissement des chèques**:

- Ø Envoi et réception de documents vers et venant des services supports siège social Sedna**:

- Ø Suivi des entrées et sorties des familles et scan des pass sanitaires**:

- **3/ Activités liées à la gestion des fournisseurs et prestataires extérieurs **:**:

- Ø Commande et suivi de la livraison du matériel de bureau**:

- Ø Gestion des règlements**:

- Ø Vérification des devis et factures**:

- Ø Gestion des relances reçus par les fournisseurs et prestataires**:

- Ø Traitement des courriers et mails**:

- Ø Suivi des règlements chèques et virements**:

- Ø Envoi et réception de documents vers et venant des services supports siège social Sedna****:

- **4**/ Activités liées aux gardes de week-end des personnels encadrants **:**:

- Ø Traitement des courriers et mails**:

- Ø Gestion d’absence du personnel**:

- Ø Réorganisation si besoin avec l’appui de l’infirmière**:

- Ø Accueil téléphonique et physique**:

- Ø Gestion du planning des rendez-vous de visites familles

**Profil**:
Vous bénéficiez idéalement d’une première expérience au sein d’un EHPAD.
Autonome, polyvalent(e), à l'aise avec l'informatique, et une expérience similaire vous permettra d'être rapidement opérationnel(le) sur ce poste.

**Avantages SEDNA**:
Recherche permanente de professionnalisation des équipes au travers la formation
Des référents métiers pour vous accompagner dans vos missions.

SEDNA s'engage en faveur de la diversité culturelle, l'égalité hommes-femmes et l'emploi des travailleurs handicapés.

Salaire à 1884 € base brut temps plein Ségur Compris

Localisation du poste: Orange, Provence-Alpes-Côte d'Azur 84100

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 1 884,00€ à 188 499,00€ par mois