Office Manager

**Office Manager Support & Organisation - SAFE GROUPE SECURITE**

**Rattachement hiérarchique**:
Direction Générale

**Missions principales**:
L’Office Manager Support & Organisation est un acteur clé du siège de SAFE GROUPE SECURITE.
Il/elle centralise, organise et suit les demandes internes et externes, tout en assurant la bonne coordination administrative pour fluidifier le fonctionnement de l’entreprise.

**Responsabilités détaillées**:
**1. Centralisation et gestion des demandes**
- Réceptionner et prioriser les demandes entrantes (clients, fournisseurs, collaborateurs).
- Assurer la bonne transmission vers les services concernés.
- Suivre les demandes internes et externes jusqu’à leur clôture et relancer si nécessaire.

**2. Comptabilité et gestion financière**
- Préparation et saisie comptable (factures clients et fournisseurs).
- Émission et suivi de la facturation clients.
- Suivi des règlements et gestion du crédit management (relances clients, litiges).
- Préparation des éléments pour le cabinet comptable.

**3. Support administratif**
- Suivi et mise à jour des contrats clients, avenants et documents administratifs.
- Préparation et envoi de documents réglementaires ou contractuels.
- Gestion administrative des contrats clients et fournisseurs.
- Gestion et suivi des commandes d’équipements, uniformes et fournitures.

**4. Organisation et coordination interne**
- Tenue à jour des plannings d’échéances tickets et projets, réunions et jalons projets.
- Suivi des échéances réglementaires et alerte en cas de retard.
- Coordination des actions transverses impliquant plusieurs services.
- **Organisation et tenue à jour des espaces documentaires partagés** (SharePoint, Teams, bases internes) en veillant à une arborescence claire, des documents à jour et un classement cohérent pour un accès rapide et fiable.

**5. Optimisation et reporting**
- Mise à jour d’indicateurs clés pour la direction (retards, anomalies, performance).
- Proposer des améliorations dans les processus internes.
- Veiller au respect des procédures internes et des standards qualité.

**Profil recherché**:

- **Formation** : Bac+2/3 en gestion, administration ou finance.
- **Expérience** : 3 ans minimum sur un poste similaire (Office Manager, assistant de gestion ).
- **Compétences clés**:

- Organisation et gestion des priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, Teams, SharePoint).
- Solide maîtrise des bases de la comptabilité et de la facturation.
- Excellente communication écrite et orale.

**Conditions**:

- **Contrat** : CDI - Temps plein
- **Lieu** : Siège SAFE Groupe Sécurité
- **Rémunération** : Selon profil et expérience

**Objectif du poste**:
Alléger la charge administrative et organisationnelle des managers et de la direction, optimiser la coordination interne et garantir un suivi rigoureux des opérations administratives et financières.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 22 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel