Secrétaire Médicale

Le Centre Hospitalier d’Erstein (CHE) recrute, sur un poste pérenne, un(e) secrétaire médical(e) pour son pôle Périnatalité, Enfance et Adolescence. Le poste est réparti à 50 % sur le CMP de Molsheim et à 50 % sur le CMP de Lingolsheim. Prise de poste prévue dès septembre 2025.

Sous la responsabilité du cadre de santé, vous aurez comme **missions principales** de:

- Accueillir et renseigner les patients et les familles.
- Planifier les activités de soins de son unité (agenda des consultations, admissions, convocation, etc..).
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

Vos **activités principales** se déclineront comme suit:

- Accueil physique et téléphonique des patients et de leur famille
- Gestion des appels téléphoniques : demande de RDV médicaux pour patients, demande d’hospitalisation par des médecins externes, réorientations vers les services de soins, demande de RDV des familles,.
- Accueil physique et téléphonique des partenaires et professionnels de santé internes et externes
- Assure la gestion des situations d’urgences et des consultations non programmées
- Ouverture de session et création des dossiers patients sur CARIATIDES au fil de la journée en s’assurant de la complétude des dossiers et du respect des règles d’identitovigilance
- Préparer les dossiers « papier » des patients
- Assure la tenue à jour du dossier patient informatisé : Saisie des observations médicales dans Cariatides, Intégration de documents dans cariatides
- Assure le codage dans cariatides : Saisie des diagnostics des médecins et assistantes sociales, Saisie des actes
- Création et mise à jour de l’identité du patient dans PASTEL (identité, adresse, renseignement assuré social,)
- Saisie des actes médicaux nécessaires pour la facturation dans le logiciel PASTEL
- Assurer le suivi, la gestion des délais, la frappe et la mise en signature des certificats Médicaux des patients hospitalisés sous contrainte
- Assure l’archivage des dossiers patients (vérification de la complétude des dossiers, classement, intégration des arrêtés de maintien/levé en programme de soins,)
- Traitement et gestion des demandes d’accès aux dossiers médicaux
- Assure la gestion des bons de transport
- Gestion des agendas:

- Des médecins
- Des professionnels soignants et socio-éducatifs (psychologues, assistants sociaux
- Réception, tri, traitement et réorientation du courrier
- Rédiger et mettre en forme des comptes rendus de réunion
- Frappe, mise en signature et envoi de courriers et documents administratifs (lettre de sortie, diagnostics, jugements de tutelle, observations médicales, certificats médicaux, courriers de suivis de consultation,)
- Scanne, plastifie, relie, imprime et photocopie des documents pour la gestion des dossiers patients et sur demande de l’équipe pluridisciplinaire pour d’autres besoins annexes.
- Recueil des données, relecture et mise en page du rapport annuel d’activité
- Encadrement, évaluation et suivi des stagiaires administratifs accueillis

**Compétences demandées**:

- Connaître et appliquer la réglementation en matière de soins sans consentement
- Connaître et appliquer la réglementation en matière de droits des usagers du système de santé
- Connaître et appliquer la réglementation relative à la gestion des archives
- Maîtriser l’organisation et le fonctionnement interne de l’établissement
- Connaître et appliquer les règles françaises de grammaire, syntaxe et d’orthographe
- Connaître le vocabulaire médical
- Gérer des délais, les priorités et les urgences
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir, adapter et utiliser un plan de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous et de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des courriers, des notes, documents, rapports relevant de son domaine de compétence
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers : Word ; Excel ; Cariatides ; Pastel ; ENNOV)
- Autonomie dans son travail
- Capacités d’adaptation concernant les méthodes de travail de chaque médecin, unités de soins, équipe, situation et personnes accueillies
- Faire preuve de polyvalence et de disponibilité au sein du pôle d’affectation
- Appliquer correctement le codage des actes

**Contraintes**:

- Travail sur écran
- Polyvalence nécessaire au sein du pôle et mobilité intra/extra pour assurer la continuité du service public
- Interruption fréquente des tâches (appels téléphoniques, accueil des pat