Secretaire Medicale

**Descriptif**

PRESENTATION
Le service de Biothérapie est constitué de trois unités fonctionnelles : un hôpital de jour spécialisé dénommé Unité d’Hémaphérèse Thérapeutique (UHT), un Laboratoire de Thérapie Cellulaire et Thérapie Génique (LTCG) ainsi qu’un Centre d’Investigation Clinique spécialisé en Biothérapie (CIC-BT)
L’activité principale du service de Biothérapie concerne l’Unité d’Hémaphérèse Thérapeutique (UHT) située au 2ème étage du bâtiment Hamburger, Porte H1, comprenant 10 lits et 2 fauteuils.
ACTIVITE D’HEMAPHERESE ADULTE ET PEDIATRIQUE
- Greffe de cellules souches hématopoïétiques
- Photophérèse extracorporelle
- Recueil de cellules mononuclées du sang allogéniques
- Echange plasmatique
- Erythraphérèse
- Exsanguino-transfusion
- Bilan et sélection de donneurs de moelle osseuse ou cellules souches du sang en vue de greffe

Prise en charge diagnostique et thérapeutique (par saignée) de patients atteints d’hémochromatose ou de polyglobulie
COMPOSITION DE L’EQUIPE
Le Chef de Service : Pr CAVAZZANA
Les responsables médicaux de l’UHT : 5 médecins
Equipe paramédicale : 1 cadre de santé, 9 infirmier(e)s, 3 aides-soignants (tes),
3 Secrétaires médicales et 1 secrétaire hospitalière
Missions générales
Assurer le secrétariat du département de biothérapie
Missions permanentes
- Saisie des comptes rendus des médecins du service
- Intégration des documents médicaux dans le dossier de soins informatisé
- Etre en interface entre les différents secteurs du département (laboratoires, unité thérapeutique) : filtrage et

répartition des appels téléphoniques et du courrier, accueil des intervenants extérieurs
- Accueil physique et téléphonique des patients
- Gestion du planning de l’hôpital de jour : patients et équipe médicale sur le logiciel AGHATE
- Codification des actes médicaux
- Constitution et gestion des dossiers des donneurs de moelle osseuse
- Codification d’actes médicaux
- Alimentation du tableau de bord de suivi des activités
- Création et gestion logistique de réunions
- Gestion des dossiers médicaux et archivage
- Implémentation des congés dans le logiciel CHRONOS de l’équipe médicale du département de biothérapie

Missions ponctuelles ou spécifiques (liste non exhaustive)
- Gestion des stocks de fournitures de bureau, participation aux commandes
- Remplacement des secrétaires entre elles en cas d’absence

QUOTITE DE TRAVAIL
100%
ORGANISATION DE TRAVAIL
Amplitude de travail en 07h30 ou 7h36
Horaires de travail : 08h30(6) / 15h30(6) et 09h00 /17h00(6) du lundi au vendredi

COMPETENCES ATTENDUES
SAVOIR FAIRE
- Techniques du secrétariat (Connaissances approfondies)
- Vocabulaire Médical (Connaissances détaillées)
- Maitrise de la dactylographie (Connaissances approfondies)
- Maitrise de l’outil informatique : ORBIS (logiciel institutionnel), Word et Excel (Connaissances détaillées), AGHATE
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

SAVOIR ETRE
- Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
- Etre méthodique, organisée et rigoureuse
- Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute/ Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Savoir transmettre à qui de droit les informations indispensables à la continuité du service
- Savoir rendre compte de ses actes
- Avoir une capacité d’adaptation aux différentes situations professionnelles rencontrées
- S’intégrer facilement à un groupe de travail
- Etre ponctuelle et savoir faire preuve de disponibilité
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnelle
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures pour en assurer la traçabilité
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face -à- face ou par téléphone
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Techniques d’accueil physique et téléphonique (Connaissances détaillées)
- Outils de Bureautique/ TIC/ secrétariat médical (Connaissances détaillées)
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement (Connaissances détaillées)
- Géographie et topographie de l’établissement et de l’institut IMAGINE (Connaissances détaillées)
- Droits des patients (Connaissances détaillées)
- Droits hospitaliers (Connaissances générales)
- Charte de l’identito vigilance (Connaissances détaillées)
- Internet/Intranet (Connaissances détaillées)
- Codage des actes (Connaissances détaillées)
- Droits hospitaliers (Connaissances générales)
- Communication/Vocabulaire m