Responsable Administratif de La Branche

La _**_Branche 75_**_ gérée par Cités Caritas, se compose de 13 dispositifs :_
- Des Centres d’Hébergement et de Réinsertion Sociale (CHRS) _**_Saint-Martin, Notre-Dame et l’Etape_**_, des Centres d’hébergement d’Urgence et de Stabilisation (CHU et CHS)_**_ Camara, Chrysalide, SAS et SAS 2A, Les Amarres, un ACT _**_et quatre dispositifs en faveur de la Petite Enfance _**_La crèche de_**_ l’_**_Ile aux enfants, le Village aux Enfants et une Crèche Familiale ainsi que les dispositifs « Les petits Ponts » et la « Colline aux enfants ».
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**Mission principale du poste**

Sous la responsabilité du directeur de la Branche, le responsable administratif, poste cadre, coordonne la gestion administrative de son périmètre et assure l’interface directe avec les fonctions support du siège social.

Il manage les équipes administratives des 3 anciennes branches (Branche Hébergement Autonome, Branche Hébergement Collectif et Branche Petite Enfance) composées de:

- **trois comptables (2,5 ETP).**:

- **trois secrétaires de direction en charge notamment du suivi RH et administratif (3,5 ETP).**

**Activités principales**:

- **Manager l’équipe administrative**:

- **Coordination du service administratif et du secrétariat de la Branche**:

- **Fiabiliser les flux des données échangées pour permettre une production fiable et régulière de la comptabilité, de la paye et du suivi de l’activité**:

- **Réaliser les inventaires**:

- **Assurer la gestion des caisses**:

- **Assurer les relations avec les assurances**:

- **Elaborer et suivre les dossiers de subvention**
- Participer à l’élaboration des budgets et comptes administratifs
- Renseigner chaque année les ENC
- **Assurer la gestion administrative de l’établissement et l’archivage de tout document officiel**

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**Gestion administrative du personnel et GRH**:

- Assurer le respect des procédures RH
- Organiser et participer au recrutement, à la gestion du personnel et la formation
- Assurer le lien avec les services RH du siège,
- Assurer la gestion administrative du personnel
- Assurer le traitement de la paie
- Suivre la tenue des différents registres (entrées/sorties, visites médicales, accidents du travail )
- Suivre la tenue des dossiers du personnel
- Appuyer les processus de recrutement des collègues chefs de service
- Assurer la gestion et le suivi des remplacements
- Assurer l’élaboration et le suivi du plan de formation
- Organiser le planning et suit les entretiens annuels et professionnels

**Suivi des indicateurs RH**
- Elaborer et transmettre les tableaux de suivi et de reporting

**Communication interne**:

- Diffuser les informations concernant les évolutions législatives, juridiques et réglementaires, et appliquer les protocoles,
- Transmettre les informations et les décisions de la direction et des équipes d’encadrement,
- Rendre compte de l’activité du service
- Rédiger les documents liés à l’activité du service et aux besoins de la direction
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Savoir réaliser un planning
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels liés à sa fonction
- Savoir gérer la conservation et la traçabilité des documents (numériser, trier, classer, et archiver).
- Savoir élaborer et suivre les tableaux de bord, effectuer les reporting
- Savoir communiquer une information structurée via les bons canaux
- Connaitre la législation et les procédures en matière RH, Paie et administration du personnel
- Respecter la discrétion professionnelle et la confidentialité
- Maîtriser les techniques de management
- Maîtriser des techniques d’animation et de conduite de réunions, de communication et de négociation
- Savoir développer les compétences

**Conditions d’accès**:
Le Responsable administratif doit être titulaire d’un baccalauréat et justifier 4 années de responsabilités administratives

**Statut**:

- Coefficient selon ancienneté et dispositions de la CCN de 1951
- Date de prise de fonction : Dès que possible