Assistant(E) Administratif(Ve)

il y a 18 heures

Colmar, France OVELIA Temps plein

DEFINITION

L’assistant(e) assure l’accueil physique et téléphonique et intervient sur une partie de la gestion administrative et locative de la résidence. Il (elle) contribue au confort et à la tranquillité des résidents et à la convivialité de la résidence. Il (elle) est au contact avec les résidents et les visiteurs. L’assistant (e) renseigne sur les services et animations de la résidence, sur la vie de quartier, les commodités, les aides. Il (elle) intervient en appui au responsable de la résidence.

ACTIVITES

Accueil physique et téléphonique:

- accueille, renseigne et assiste les résidents et les visiteurs
- oriente et accompagne vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé
- contrôle l'accès et la circulation des personnes au sein de la résidence
- répond aux différentes demandes des résidents (animations, activités, sorties, vie de quartier, aide administrative )

Gestion des services de la résidence:

- assure l’organisation et le déroulement des animations
- diffuse l’information aux résidents par voie d’affichage et autres supports : programmes animation, menus restauration, actualités de quartier, évènements.
- planifie et organise les RDV des intervenants extérieurs : coiffeur, esthéticienne, pédicure
- réalise le suivi administratif des prestations réalisées
- organise les commandes des résidents (livraisons de courses, réservations billets )

Gère les services à la personne:

- gère le planning du personnel de la résidence, dans le cadre des services à la personne (aide à domicile, livraisons de courses, accompagnement.) sous la responsabilité du responsable de site
- réalise le suivi administratif des prestations de services à la personne réalisées
- peut réaliser le portage de plateaux repas dans le cadre des services à la personne déclarés
- peut réaliser de l’accompagnement véhiculé dans le cadre des services à la personne autorisés
- réalise la facturation sur le logiciel métier

Gestion administrative:

- gestion du courrier (collecte, distribution, classement) des séniors et de la résidence
- réalisation de tâches administratives courantes : prise de messages, rédaction de courrier, compte rendu, organisation du classement administratif
- saisie des fichiers résidents, des locations et des services à la carte (restauration, services à la personne )
- Mise à jour des dossiers et fichiers
- Saisie et suivi des éléments préalables à la facturation

Gestion locative:

- Analyse les demandes de location, procède au suivi des logements vacants et propose l'attribution de logements
- Réalise les états des lieux entrants et sortants
- Effectue le suivi administratif de recouvrement des loyers et charges (quittances, déclenchement des procédures en cas d'impayés,...)
- Réalise la facturation des loyers, des services à la carte

RESPONSABILITES CONFIEES

Garant(e) d’un accueil convivial et professionnel

Véhicule une imagine positive de la structure

Assiste le responsable de la résidence dans les tâches administratives et locatives

DIPLOMES / QUALIFICATIONS REQUISES

Bac à Bac +2

Expérience significative dans le secteur sanitaire et social, gestion d’entreprise, immobilier ou services à la personne.

Maitrise des outils informatiques.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 1 800,00€ par mois

Programmation:

- Travail en journée

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

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