Office Manager

Notre client, une Maison de Champagne, basée à Ay recherche son Office Manager F/H en CDI

Les fonctions de l’office manager sont une combinaison de celles d’un assistant de direction et celles d’un responsable administratif et/ou comptabilité et/ou commercial.

En tant que véritable bras droit du dirigeant, vous jouerez un rôle transverse au sein de la structure avec des projets stratégiques à mener à bien. Vous aurez la charge de coordonner les ressources humaines, les achats, de superviser les services généraux et d’organiser la logistique des événements aussi bien internes qu’externes. Pour résumer, vous serez l’acteur incontournable de la coordination de l’entreprise.

**Vous devrez mener de front plusieurs missions telles que**:
Gestion de l’assistanat du Dirigeant

La mission essentielle de l’office manager étant d’assister le dirigeant de la structure, Vous aurez la charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à réviser et faire signer tous les contrats, à traiter le courrier, organiser l’agenda et les réunions, préparer les commandes de fournitures de bureau, organiser et gérer les recrutements ainsi que soutenir le travail administratif des différents services.

Transmission des informations

Gestion et tri des infos entrantes ;
Rédaction de synthèses et ventilation dans les services

Elaboration des statistiques commerciales

Administration générale

Collecte et classement des documents administratifs ;
Traitement du courrier ;
Participation à l’optimisation des coûts de frais généraux ;
Gestion des contrats et de la relation avec les prestataires/partenaires.

Comptabilité

Travaux préparatoires à la comptabilité (numérisation des pièces comptables, mise en place d’outils de collecte, classement et saisie de factures et autres pièces comptables) ;
Échanges avec le cabinet d’expertise comptable ;
Contrôle de la comptabilité et des transactions bancaires ;
Contrôle et suivi des factures clients (gestion du contrat COFACE) et fournisseurs ;
Élaboration des documents dédiés à l’administration fiscale.

Gestion des Ressources Humaines

Démarches administratives liées à l’embauche en interne ;
Relation avec les organismes sociaux (Caisse de retraite, mutuelle, URSSAF, OPCA, etc.) ;
Suivi et mise à jour des éléments liés aux salariés ;
Affiliations mutuelle et prévoyance ;
Échanges avec le cabinet d’expertise comptable

Communication interne et externe en gérant les flux d’informations

Vous assurerez la communication entre le dirigeant et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise) et externe (les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux ), et également la supervision des contacts clients avec l’administration des ventes.

Commerce et Logistique

Vous serez, au quotidien, le support de toutes les équipes, c’est-à-dire faire en sorte qu’elles soient à même de travailler efficacement, avec le matériel adéquat et les informations nécessaires que vous aurez construites avec elles. (Statistiques commerciales, contrats et commissions des agents, template etc )

Polyvalence sur ADV sur les périodes hautes d’activité, aide à la conception des offres commerciales par le marketing (cohérences prix produits / compréhension des contraintes logistiques)

Votre profil

Excellent savoir-être - Sens des priorités - Bonne organisation - Aisance informatique et maitrise des outils bureautiques - Expression et orthographe irréprochables - Idéalement connaissance du milieu Champagne, logistique France et Export (DAE, DEB, Stats Civc )

Capacités d’apprentissage perpétuel - Maturité professionnelle - Autonomie -Excellente adaptabilité - Aisance relationnelle - Sens de l’écoute
- Tact et Diplomatie - L'anglais serait un atout