Secretaire Medicale

**Descriptif** Descriptif du poste: - **ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL** - Secrétariat UTIC au 6ème étage de l’hôpital cardiologique - 2 bureaux - 2 Assistantes Médico-administratives - 1 Adjointe Administrative - Travail en collaboration avec deux autres AMA (secrétariat des greffes et secrétariat consultations) - ** MISSIONS** - Accueillir et renseigner les patients, familles et - Planifier les activités : convocation et reporting des RDV hospitalisations dans agendas dédiés. - Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier - Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information. - ** ACTIVITES** >Accueil - Accueil téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients). - Prise de RDV de consultations en adéquation avec les plannings de l’équipe médicale / service (Dx Planning). >Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative - Gestion des agendas (hospitalisations de semaine, hospitalisations de jour) - Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire - Gestion et tri du courrier destiné à l’équipe médicale - Fonctionnement en binôme lorsqu’absence du poste des hospitalisations par le poste des consultations >Gestion et suivi des éléments du dossier patient - Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance - Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire relatif s aux patients transplantés et assistés cardiaques - Archivage numérique(en tenant compte de la règlementation des archives médicales) - Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient >Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité - Saisie, mise en f orme de documents relatif s aux hospitalisations - Traitement des courriers d’hospitalisations - Gestion des certificats médicaux, ordonnances div erses en collaboration avec l’équipe médicale - Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance - Remise des protocoles pour programmation des hospitalisations à la cellule parcours - ** ACTIVITES SPECIFIQUES** Tutorat : accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels ) Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l’activité contact : C. HERVE Coordinatrice des Secrétariats Médicaux 05 57 65 62 14 Profil recherché: **Compétences techniques**: - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, Dx-Care, Dx-Planning, Spark, Excel, OPERA) - Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc. - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité - Organiser et classer des données, des informations, des documents de div erses natures - Rédiger et mettre en f orme des notes, documents relatif s à son domaine de compétences **Compétences organisationnelles**: - Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences - Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle - Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service, de l’unité, de l’établissement - S’investir dans les projets de l’unité /de l’établissement - Accueillir, encadrer et accompagner des agents, stagiaires, nouveaux professionnels, tutorat **Compétences relationnelles**: - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Communiquer auprès d interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical - S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles - Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel **Postulez sur le site carrière**: