Secrétaire Médical

Le Pôle Régional du Handicap recrute pour Le Centre de l’Arche un Secrétaire Médical H/F en C.D.D 100% dans le cadre d’un remplacement Congé Maternité.

Poste à pourvoir à compter du 13/12/2024 pour une durée mínimale de 2 mois.

Vos missions sont:
1. Gestion et organisation administrative de la prise en charge médicale et du service d’affectation
- Assure l’accueil des personnes dans le service (patients, familles, laboratoires,.),
- Dépouille et transmet le courrier et autres documents aux personnes concernées,
- Filtre les appels téléphoniques, prend les messages et les transmet,
- Gère l’agenda des rendez-vous avec les confrères, les délégués médicaux (Laboratoires), les familles.,
- Si le médecin Chef de Service le souhaite, participe aux visites d’étage ; ce qui suppose la vérification de la présence de tous les dossiers des patients hospitalisés et une participation active (prise de notes, courriers, appels téléphoniques.),
- Assure la saisie, en temps réel chaque fois que possible, de toute information utile et nécessaire au suivi de l’activité des services et à l’établissement des statistiques demandées par les services de l’Etat,
- Gère l’agenda informatisé du médecin du service,
- Organise des réunions, visites ou événement liés à l’activité du service,
- Gère les stocks de produits, matériels de bureautique pour le service,
- Assure le bon fonctionnement du secrétariat dans le cas d’un secrétariat en binôme voire en trinôme, et assure le remplacement de ses collègues pendant leurs absences.

2. Organisation et suivi des patients hospitalisés en moyen séjour
- Assure la gestion du planning de rendez-vous du patient hospitalisé et du médecin chef de service,
- Frappe les courriers ainsi que les comptes rendus d’entrée et de sortie à l’intention de tous correspondants,
- Prend les rendez-vous d’examens médicaux complémentaires demandés par le médecin chef ou l’interne de service (radiographies, scanners, IRM, consultations extérieures ou en interne.). Elle prévoit les transports qui en découlent le cas échéant. Effectue en temps réel la saisie informatique des demandes, les valide et les exécute (selon les règles en vigueur du système d’information). Elle communique à la secrétaire des consultations les reconvocations à programmer.
- Remplit toutes les demandes de prises en charge et réalise en temps réel, la saisie informatique correspondante.
- Rédige les différents certificats et les transmet aux patients (arrêt de travail, bons de transports.), après signature.

3. Création, organisation et suivi du dossier du patient et ce, dans le cadre des procédures « Qualité » mises en œuvre
- Conçoit le dossier patient, en cohérence avec les règles mises en place par la démarche « Assurance-Qualité » de l’Etablissement.
- Classe régulièrement à l’intérieur du dossier tous les documents s’y rapportant et ce, dans l’ordre établi (classification logique et chronologique de l’observation médicale, des chemises, sous-dossiers, documents médicaux.).
- Préarchive, selon la procédure en place, le dossier (saisie informatique), que le patient n’est pas prévu en consultation dans un avenir proche.
- Porte la responsabilité physique et informatique du dossier médical et donc veille à sa bonne circulation entre les différents thérapeutes mais aussi à son retour dans l’espace réservé à son classement.
- Assure l’archivage physique et informatique du dossier patient une fois celui-ci sorti, selon les procédures de classement et d’archivage en vigueur.

Vous êtes titulaire du diplôme de Secrétaire Médicale et avez une expérience significative dans ce domaine.

Rémunération selon convention collective FEHAP du 31/10/1951.

Primes:

- Prime Ségur Autres primes

Avantages:

- CSE,
- Mutuelle d’entreprise,
- Prévoyance,
- RTT,
- Action logement,
- Accès à des activités à titre gracieux : méditation