Secrétaire

**Objectif du poste**

Occupant la fonction de secrétaire, vous serez un maillon indispensable au bon fonctionnement de l’école.

Vous faciliterez la communication en interne et vers l’extérieur : vous serez le premier contact des familles intéressées par l’école et sa pédagogie et aurez une mission d’accueil et d’information.

Pour tous les acteurs, vous serez l’interlocuteur privilégié vis-à-vis des questions administratives. Vous serez une personne ressource en interaction régulière avec les parents, les enseignants, les salariés et les élèves, mais aussi les instances administratives extérieures. Vous coopérerez étroitement avec les cheffes d’établissements, les enseignants, le service comptable et la direction de l’école. Vous êtes à l’aise avec les outils numériques et la communication digitale.

Vous traiterez toutes les informations avec confidentialité et respect.

**Missions principales**
- **Vie scolaire** : gestion des absences et retards, organisation des exercices d’évacuation, affichages obligatoires, gestion des effectifs, inscriptions à l’ASSR, inscriptions au brevet
- **Lien avec le rectorat** : remontées des informations et effectifs au rectorat via les outils en place, interactions avec l’inspection
- **Dossiers** : constitution et mise à jour des dossiers administratifs (élèves et salariés) et réponse aux enquêtes obligatoires, contrats de bénévolat
- **Informer, renseigner et orienter** les différents interlocuteurs vers les personnes ressources compétentes
- **Communication** : gestion de l’accueil, du courrier, des mails et du standard téléphoniques dans les meilleurs délais, lettre hebdomadaire
- **Organisation** : évènements, AG, Journées portes ouvertes, co-voiturage, ménage, réunions d’information pour les nouvelles familles
- **Fonction support** pour l’équipe de direction (courriers, gestion des rendez-vous, prise de notes, communication, diffusion d’informations,)
- **Soutien** des enseignants, du service comptable et RH (dossiers, dépôt espèces/chèques à la banque, dépôt/retrait LAR à la poste, dossiers d’inscription)
- **Gestion du matériel** et logistique : fournitures, salles et location, réservations, cars et clés
- **Lien privilégié** avec les élèves dont vous devrez résoudre tous les problèmes non scolaires, notamment en cas de maladie, de petits bobos et de gros chagrins.
- **Infirmerie et premiers secours** pour les élèves, le personnel salarié et les volontaires

**Vos atouts**:

- Vous aimez le contact humain (élèves, familles, collègues, partenaires )
- Vous êtes doté d’excellentes aptitudes relationnelles.
- Vous êtes à l’aise dans la communication directe, orale (téléphone) et écrite (mails, courriers).
- Vous faites preuve de professionnalisme dans vos échanges.
- Vous êtes rigoureux dans le traitement des dossiers (sur support informatique et/ou papier).
- Votre respect de la confidentialité est infaillible, que ce soit au niveau des données personnelles ou des échanges.
- Vous êtes autonome dans votre travail et vous savez prendre des initiatives.
- Vous vous montrez créatif et débrouillard face aux imprévus.

**Compétences requises**
- Bonne connaissance du système scolaire et du fonctionnement de l’école.
- Aisance dans la gestion des outils informatiques indispensable (Word, Outlook, Excel, logiciels ).
- La maîtrise de l’anglais et/ou de l’allemand serait un plus.

**Conditions d'emploi**
- Prise de poste prévue début octobre 2025 pour une période de tuilage et d’immersion
- Horaires : 8h15-17h (sauf mercredi après-midi), soit 36,5heures/semaine dont 1,5 heures de RTT
- Congés : 6 semaines de CP/an + 2 semaines de RTT/an (soit 8 semaines de congés en tout), réparties comme tel : 1 semaine de congé par vacances scolaires et 4 semaines de congé en été (soit 8 semaines de congés en tout).
- Pas de possibilité de Télétravail

**Avantages**: mutuelle d’entreprise, cantine scolaire, climat social chaleureux et respectueux, participation aux projets de l’école.

**Processus de recrutement**
- Le **processus de recrutement** se déroulera pendant **la semaine du vendredi 19 septembre**.
- En plus d’un entretien d'embauche, il comprendra un **test en ligne** visant à vérifier certaines compétences requises, y compris la maîtrise des outils informatiques.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus amples informations sur le processus de sélection.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 1 826,11€ par mois

Lieu du poste : En présentiel