Facility Assistant

**À propos de nous**:
Le réseau GEZIM situé en Alsace, Lorraine, Allemagne et Luxembourg accompagne depuis 50 ans, plus de 2000 personnes au quotidien, réparties dans près de 1000 entreprises.
Nos 25 agences sont à vos côtés pour vous trouver le poste qu’il vous faut.

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Notre objectif est de recruter les meilleurs professionnels avec toujours le même souci d'excellence, les mêmes valeurs d'innovation, d'écoute et de respect.

**Venez nous rejoindre **

**Mission**:
Gezim recrute un(e) **Facility Assistant** H/F pour le compte d’un client basé à Strasbourg.

Dans ce rôle, vous assurerez l’ensemble des services d’administration et de gestion des installations pour les bureaux européens. Vos responsabilités couvriront des domaines variés tels que l’administration générale des bureaux, la gestion des installations, la coordination des contrats, la gestion des espaces, l’accueil, l’approvisionnement en fournitures de bureau et la gestion des prestataires.

**Vos principales missions**:

- ** Superviser les services d’administration générale** : organiser et gérer de manière proactive les services tels que la réception, le nettoyage, l’accès aux bureaux, l’entretien des espaces verts, les services express, les fournitures de bureau, ainsi que le soutien aux événements.
- ** Participer aux projets immobiliers** : contribuer à la réalisation de projets de rénovation, d’ouverture ou de déménagement des bureaux et showrooms, en collaboration avec le responsable des installations.
- ** Gérer les espaces** : superviser les demandes d’utilisation des espaces, optimiser leur utilisation et leur efficacité, et concevoir la planification des espaces.
- ** Mettre à jour les plans d’étage** : maintenir et actualiser les plans des installations du CSC, et fournir des plans pour évaluer les besoins en espaces.
- ** Partager les bonnes pratiques** : accompagner les équipes des bureaux régionaux en diffusant les politiques, standards et bonnes pratiques. Réaliser des audits des installations régionales à la demande du responsable pour garantir leur conformité.
- ** Organiser la maintenance des infrastructures** : planifier la maintenance et les réparations, évaluer les prestataires et coordonner les travaux pour les systèmes de climatisation, d’électricité, de plomberie, d’éclairage, ainsi que les sprinklers et alarmes incendie.
- ** Garantir la conformité réglementaire** : veiller au respect des normes gouvernementales et des politiques internes en matière d’environnement, de santé, de sécurité et de sûreté.
- ** Analyser les budgets** : réaliser des prévisions et des analyses pour les dépenses en capital et les budgets opérationnels liés aux services d’administration et de gestion des installations.
- ** Gérer les contrats de services** : collaborer avec l’équipe des achats pour sélectionner, négocier et réviser les contrats de services et d’approvisionnement avec les prestataires.
- ** Effectuer des tâches administratives diverses** : fournir un soutien ponctuel pour des activités spécifiques liées aux installations.

Ce poste est une opportunité clé pour un(e) professionnel(le) organisé(e) et polyvalent(e), souhaitant évoluer dans un environnement international et dynamique.

**Profil**:
Vous justifiez d’au moins 2 ans d’expérience dans la gestion des installations et de l’administration au sein d’une organisation internationale.

**Compétences et qualités attendues**:

- Solide esprit d’équipe, avec d’excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- Capacité à motiver les équipes et à exercer une influence à tous les niveaux hiérarchiques.
- Maîtrise de l’anglais, indispensable pour des échanges quotidiens dans un contexte international.
- Disponibilité pour des déplacements fréquents dans les pays européens en fonction des besoins.

**Particularités du poste**:

- Les déplacements nationaux, par avion ou voiture, représentent environ 40 % du temps de travail.
- Des déplacements avec hébergement à l’extérieur sont également à prévoir.