Un(E) Secretaire

_Le Pôle Hébergement Social regroupe plusieurs structures d’hébergement d’urgence ou CHRS répartis sur l’ensemble du territoire valdoisien. Implanté sur une large partie du territoire et fort de sa capacité d’accueil, ses équipes s’appuient sur une démarche d’intervention et d’accompagnement social global auprès des publics et sur un vivier de partenaires dense et pluriel. Il a pour missions la mise à l’abri d’urgence, l’accueil et l’accompagnement des personnes isolées et des familles en situation de détresse sociale. Le Pôle hébergement social a accueilli et hébergé plus de 1 600 personnes au titre de la lutte contre l’exclusion et accueilli plus de 35 000 personnes au titre de la veille sociale._
- Le PHS recherche une secrétaire à mi-temps qui aura en charge la gestion locative et administrative des Maisons Relais et du CHRS L’Ensemble, les remplacements des surveillants de nuit et des tâches administratives._
- La secrétaire exercera ses missions sous l’autorité du chef de service et en lien avec l’assistante de direction du pôle._

**PRINCIPALES MISSIONS**

√ Solliciter les services orienteurs pour demander les informations manquantes et rédiger les courriers de réponse de la commission d’admission.

√ Préparer les dossiers d’accueil des nouveaux habitants des Maisons Relais.

√ Suivre les attestations d’assurances logement des habitants des maisons relais (mise à jour du tableau de suivi, relances, mise à jour du classeur des attestations à jour...).

√ Assurer le suivi des redevances des habitants des maisons relais (vérifications des avis des échéances, mise à jour des tableaux de suivi, envoi des avis d’échéances aux curateurs, distribution des avis d’échéances...).

√ Assurer la diffusion des informations internes et externes des Maisons Relais et du CHRS, en lien avec l’assistante de direction.

√ Assurer la gestion des clés et des badges des Maisons Relais et du CHRS.

√ Assurer le lien avec les services généraux concernant les interventions de maintenance et les services informatiques du siège pour les Maisons Relais et le CHRS.

√ Remettre à jour régulièrement l’ensemble des documents administratifs, de travail, de présentation de l’association.

√ Préparer et assurer le bon accueil de partenaires.

√ Tenir à jour les outils de reporting et participer à l’élaboration du rapport d’activité.

√ Classer, archiver, numériser et faire en sorte que le réseau soit actualisé, opérationnel et fonctionnel.

√ Veiller à préparer les dossiers d’accueil pour les nouveaux salariés et les stagiaires.

√ Participer à l’organisation des différents évènements et réunions portés par le Pôle et l’Association.

√ Assurer le lien avec l’assistante de direction du Pôle (transmission des éléments de paie, suivi des congés et des absences, grille horaire etc ) afin d’avoir une centralisation des informations à transmettre au siège.

√ Gérer les remplacements des surveillants de nuit sur la Maison Milada et le CHU des Carrières. Assurer la mise à jour et l’envoi des plannings des intervenants de TILT Services aux services, au siège pour les astreintes et à la direction de pôle.

**COMPETENCES ET QUALITES REQUISES**

√ Être titulaire d’un Baccalauréat ou d’un BTS dans le domaine du secrétariat.

√ Très bonne connaissance des outils informatiques, avec notamment une parfaite maîtrise des logiciels du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access).

√ Bonnes capacités rédactionnelles.

√ Permis B exigé.

√ Discrétion, réserve et sens de l’écoute.

√ Ponctualité et disponibilité.

√ Rigueur et méthodologie

√ Autonomie et prise d’initiative.

Type d'emploi : Temps partiel, CDI
Nombre d'heures : 24 par semaine

Salaire : 1 750,00€ à 1 800,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel