Secrétaire Social(E) de La PouponniÈre

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille, le/la secrétaire social(e) de la pouponnière assure l’accueil physique et téléphonique du service et prend en charge le suivi administratif des dossiers du service.

Le/la secrétaire du service assure l’accueil physique et téléphonique du service, tant pour les enfants que pour les familles et les partenaires, fournisseurs, etc.

Il/Elle régule les entrées et sorties des personnes autorisées à entrer dans le foyer.

Il/Elle vérifie à son départ la fermeture des fenêtres des pièces de rencontres médiatisées.

Le/la secrétaire affranchit et envoie le courrier postal et assure la transmission du courrier entrant auprès des professionnels concernés.

Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des enfants dans le logiciel SIL’AGE.

Le/la secrétaire engage les démarches administratives d’admission avec les familles en lien avec le chef de service (récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge, etc.) et gère certaines démarches liées à la scolarité (inscriptions notamment).

A chaque admission, le/la secrétaire actualise la fiche synthétique et prépare le dossier d’admission, ouvre un dossier SIL’AGE et le renseigne, prépare l’avis d’admission, est en lien avec la secrétaire établissement de la Direction de l’enfance et de la famille (DEF)...

Le/la secrétaire est en charge de la mise à jour des dossiers dans SIL’AGE en enregistrant les documents reçus de la DEF (jugements, soit-transmis, attestations diverses...) et les écrits professionnels (bilans, notes, réponses aux soit-transmis, calendriers...)

A chaque sortie, le/la secrétaire actualise les différents outils de travail dont la fiche synthétique et clôt le dossier dans SIL’AGE.

Le/la secrétaire peut être sollicitée pour frapper différents courriers ou comptes rendus à la demande du chef de service et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature...)

Il/elle gère et affiche le planning journalier des visites médiatisées sur le tableau et le calendrier Outlook, gère l’accès et le planning des salles de visites et de réunion, et affiche des notes diverses à la demande de ses responsables.

Le/la secrétaire assure le relevé mensuel de l’activité pour transmission au service économique et financier.

Le/la secrétaire assure la production de statistiques et d’indicateurs nécessaires au rapport d’activité.

Le/la secrétaire est chargé(e) de la gestion de la régie du service.

Le/la secrétaire assure la gestion des réservations des véhicules du service et des fournitures de bureau.

Lors des congés/absences de collègues secrétaires, le/la secrétaire du service contribue à la réalisation des tâches ne pouvant pas attendre le retour du/de la collègue concerné(e) sollicitées par les responsables des autres services. Le/la secrétaire consulte donc plusieurs fois par jour la boîte mail collective dédiée à cet effet et effectue les tâches sollicitées dès qu’il en a la possibilité. Chaque tâche effectuée fait l’objet d’un traçage dans le tableau dédié à cet effet.

Sur sollicitation de la direction, le/la secrétaire du service peut également être temporairement amené(e) à venir en soutien d’un(e) collègue secrétaire dont la charge de travail peut être plus importante

Le/la secrétaire du service organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service et les responsables adjoints.

En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier du service, travail sur les écrits...), les principales tâches relatives aux accueils se répartissent comme suit:

- Tâches liées aux admissions:

- Actualisation des outils de travail (tableau de situations, tableau inhérent au rapport d’activité, rétro planning synthèse et bilans) ainsi que la fiche synthétique à envoyer au standard
- Préparation du dossier d’admission
- Ouverture du dossier dans SIL’AGE
- Préparation de l’avis d’admission et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF
- Préparation des attestations diverses
- Rédaction du courrier d’admission adressé à la secrétaire enfance de la DEF et aux parents

Actualisation du dossier de l’enfant en fonction des documents transmis par la DE