Assistant Formation

Orgaly est un centre de formation spécialisé dans les formations du domaine du sanitaire et social (Je vous invite à regarder notre site internet pour en savoir plus). L’équipe est présente dans différentes villes de France, mais c’est pour le centre de Strasbourg que nous recrutons aujourd’hui

En effet, nous recherchons une assistante administrative pour venir compléter notre petite équipe. Au quotidien, vous travaillerez avec Isabelle, la coordinatrice ; Léa, notre future alternante recruteuse ; Leslie (moi ), la directrice ; mais aussi avec les formatrices/formateurs et bien sûr avec nos partenaires, les apprenants

Les missions dont vous aurez la responsabilité:

- Créer, gérer et suivre les dossiers des apprenants en formation (avec les entreprises, France Travail, les OPCO),
- Préparer les rentrées des groupes puis archiver les dossiers,
- Suivre les présences en formation (en présentiel et en distanciel) et faire des retours mensuels aux employeurs,
- Archiver les documents pédagogiques,
- Adapter les modèles de contrats de travail des formateurs, faire les DPAE, commander les tickets resto,
- Suivre les heures des formateurs et remplir le tableau des payes chaque mois,
- Facturer (avec moi),
- Envoyer les enquêtes satisfaction,
- Paramétrer les logiciels des assistantes secrétaires en formation et pour les examens
- Et aussi, comme nous tous, répondre au téléphone, accueillir les gens qui passent à l’improviste, répondre aux questions des apprenants, des formateurs

Le poste est à pourvoir début août 2025. C’est un temps plein.

Nos horaires d’ouverture sont 8h30 - 12h et 12h30 - 16h, du lundi au vendredi. Nous avons ce qu’il faut pour manger sur place (frigos, micro-ondes ), donc la pause de midi est très courte (mais du coup nous finissons tôt).

Le centre est situé près de la gare de Strasbourg (6 min de marche), et encore plus près de l’arrêt de tram Faubourg National (1 min).

Le centre est fermé deux semaines en été et deux semaines à Noël. Pour les autres congés, c’est au choix

Pour ce poste il faut absolument être TRES TRES à l’aise avec l’outil informatique Vous vous en doutez, il va falloir utiliser beaucoup de logiciels : le nôtre (Formdev), mais aussi ceux de France Travail (Kairos), de la Région (Athéna et Larému), ceux des OPCO, celui des cours en ligne (Moodle), celui des assistantes secrétaires (Evoliz) et évidemment Excel (que ferions-nous sans Excel ).

En plus, il faut être TRES organisé(e). Savoir archiver au bon endroit avec des noms de dossiers réguliers et clairs, faire les choses à temps / respecter les dates pour les dossiers.

Nous sommes connues pour être réactives et je souhaite que cela perdure.

Bref, une assez grande variété de missions au quotidien, mais c’est faisable puisque Lisa qui nous quitte pour continuer ses études, parvient à le faire en étant en alternance. Mais elle maîtrise l’outil informatique et est très organiséed’où les deux points qui sont obligatoires : avoir des facilités avec l’ordinateur, les logiciels. Et avoir une organisation au top ). Ah oui, j'allais oublier... écrire sans faire de faute est plus que fortement apprécié

Si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter. Et sinon, si vous vous reconnaissez dans cette description, que les missions vous parlent, postulez

A bientôt peut-être )

Type d'emploi : Temps plein, CDI, CDD

Rémunération : 2 000,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 11/08/2025