Assistant Administratif Et Comptable

La direction vie des quartiers rassemble les services dédiés à l’action publique locale territorialisée et de la démocratie participative, à savoir:

- les démarches-quartiers (6 directeurs.trices de quartiers + 3 chargé.es de mission GUP)
- les maisons de quartier (5 responsables d’équipements + 24 agents.es) ;
- le service de la vie associative (1 chef.fe de service + 12 agents.es)
- la politique de la ville (1 chef.fe de projet)

La maison de quartier Floréal est un centre social municipal agrée par CAF 93 au titre du double agrément « Animation de la vie sociale » et « animation collective famille ». Elle est située au cœur du quartier Floréal Saussaie Courtille (quartier d’habitat social d’environ 7000 habitants). Lieu d’activités, d’apprentissage, d’expression et d’accès aux droits au service de tous, adultes comme enfants, elle a pour but de soutenir les projets et initiatives des habitants et des associations. Elle propose des actions et manifestations avec les habitants, les partenaires du quartier et les associations. L'équipe est composée de 7 agents permanents ainsi que des agents non permanents responsables d'ateliers et d’activités.

**Sous la responsabilité de la responsable de maison de quartier, l’assistant.e assure les missions administratives et comptables pour la maison de quartier, participe à la vie de la structure et assure des missions d’appui administratif pour la direction de quartier.**

**MISSIONS**:
Suivi comptable et budgétaire
- Exécution et suivi des bons de commandes. contrôler, réceptionner des livraisons, gérer des factures.
- Exécution comptable : Dépenses (engagements, mandatements, tableaux de suivi) ; Recettes (tableaux de suivi, engagements, notifications) ; Régie : gestion recettes et dépenses + trésorerie
- Suivi budgétaire : Suivi de tableaux de gestion des dépenses de fonctionnement, investissement, RH et recettes ; Actualisation des prévisionnels et réalisé (budgets service, documents CAF) sous la responsabilité du responsable de structure

Suivi administratif
- Gestion du courrier, des agendas (responsables + salles), organisation de réunion
- Assurer le suivi des commandes : besoins, recherches, devis. Relations avec les fournisseurs.
- Assurer le suivi de l’instruction et du circuit de validation de documents administratifs (rapport, marchés, convention, délibérations, décisions)
- Classer et archiver des documents (papiers et dématérialisés)
- Tenir le fichier des habitants (courrier, mail, sms) et groupes de professionnels
- Tenir, suivre et actualiser les fichiers d’inscription aux activités, sorties, états de présence.
- Centraliser et suivre les activités auprès du directeur adjoint ressource pour la maison de quartier et la démarche quartier
- Être un appui à l’organisation d’évènements / réunions : relation services ressources, suivi des demandes logistiques

Missions spécifiques à la maison de quartier
- Assurer la diffusion d’information / suivre les outils de communication : affiches, flyer, site internet, affichage, journal, mailing,
- Participer aux événements de la maison de quartier, à leur préparation et leur déroulement
- Assurer la relation avec les services techniques de la Ville concernant le bâtiment (ex : travaux, entretien,..)
- Assurer le suivi de la messagerie de la Maison de quartier
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la structure, orienter les usagers vers les services en interne ou proposés par les partenaires (planning coordonné, et renfort ponctuellement)
- Assurer l’accompagnement des sorties familiales

Missions spécifiques à la démarche de quartier

Tenue et mise à jour des fichiers habitants selon la règlementation en vigueur (RGPD)
- Participer à l’organisation des réunions publiques
- Participer à l’organisation des événements de quartier
- Participer à la gestion de la salle quartier (annexe Allende)

**PROFIL**:
Diplôme de niveau V

Maitrise de la réglementation et des procédures de comptabilité publique (M14) ; des techniques de secrétariat ; des logiciels de bureautique ; connaissance de l’environnement territorial et de l’organisation de la collectivité

Type d'emploi : CDD
Statut : Cadre
Durée du contrat : 36 mois

Salaire : 1 600,00€ à 2 500,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel