Assistant Administratif

**MISSION GENERALE**

Sous la responsabilité du directeur de l’aménagement, l’assistante d’opérations est en prise directe avec les missions opérationnelles, cœur de métier de Cergy-Pontoise Aménagement. L’assistante d’opérations exerce ses missions pour le directeur de l’aménagement, plusieurs chargés d’opérations, eux-mêmes en charge de plusieurs projets. Au-delà des missions classiques d’assistanat, l’assistance d’opérations et les chargé(e)s d’opérations fonctionnent en équipe pour assurer le bon déroulement des opérations.

**MISSIONS DETAILLEES**

1- **Assister le chargé d’opérations dans les missions opérationnelles**
- Assurer l’interface entre les prestataires et les chargés d’opérations dans la transmission d’informations (prise d’appels, traitement des courriers et des courriels)
- Organiser les réunions récurrentes rythmant le déroulé d’une opération (comité technique, comité de pilotage), les rendez-vous avec les prestataires et partenaires, notaires, prévoir le cas échéant l’intendance liée à ces réunions, et, le cas échéant, accueillir les personnes extérieures pour ces réunions,
- Remplir les tableaux de bords opérationnels (suivi de la commercialisation des opérations)
- Préparer les correspondances avec les entreprises titulaires de marché (Ordres de service, bons de commande,)
- Mettre en ligne les consultations des marchés sur procédure adaptée,
- Préparer avec le chargé d’opérations les dossiers de transfert de Garde/ Remise d'ouvrage des espaces publics aux collectivités
- Assurer la bonne circulation des informations et documents au sein de l’équipe
- Assurer une fonction d’alerte et d’interface (collecter les informations liées aux opérations, préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers, effectuer les relances nécessaires,)
- Assurer à la demande du chargé d’opérations les contacts avec les tiers (maitre d’œuvre, collectivité, collectivités, administrations, vendeurs, clients futurs )
- Assurer la gestion documentaire des opérations, le classement dans le réseau et l’archivage des opérations avec le(a) chargé(e) d’opérations.

2- **Assurer le secrétariat classique des chargés d’opérations** et du directeur de l’aménagement
- Mettre en forme les documents, rédiger des courriers simples, mettre en signature, mettre sous pli
- Suivi des signatures dans les collectivités.
- Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous

3- **Assurer une fonction d’accueil**
- Accueillir et orienter les interlocuteurs
- Participer à l’intégration de nouveaux collègues (notamment information sur la gestion documentaire des opérations

4- **Assurer des missions transversales d’intendance **(ces missions étant réparties entre assistantes)
- Gestion des fournitures de bureau et différents produits,
- Gestion et suivi des demandes d’intervention pour l’entretien et la maintenance des locaux
- Gestion des badges et bip parking, intendance liée à des évènements internes

Ø **Profil**:
**Diplôme requis**

Formation de niveau Bac +2 : type BTS Assistant de gestion, BTS Professions immobilières, Bachelor en immobilier, assistante de Direction ou expérience équivalente.

**Compétences**:

- Maîtrise de la bureautique - pack office (Word, Excel, Powerpoint) et Outlook.
- Maîtrise de la forme des écrits administratifs (courriers simples, mails,)
- Connaissance de l’environnement professionnel (organisation administrative des collectivités, entreprises du BTP, de l’immobilier,)
- Notions de règlementation des marchés publics
- Idéalement, connaissance du logiciel de gestion GO7 ou équivalent

**Aptitudes professionnelles**:

- Dynamisme et curiosité
- Organisation et rigueur
- Sens du service, de l’écoute et du dialogue
- Aisance relationnelle et capacité rédactionnelle
- Goût du travail en équipe et du reporting
- Polyvalence et capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément de manière autonome
- Attitude pro active et prise d’initiative
- Réactivité et gestion de priorités
- Capacité d’adaptation

**Avantages sociaux**:

- Application convention Syntec,
- Mutuelle IPSEC,
- 29 jours de congés payés,
- 22 jours de RTT/an,
- Chèques déjeuner valeur faciale 10,50 € (prise en charge employeur 60 %)
- Chèques vacances,
- Prime vacances,
- Télétravail : possibilité 2 jours/semaine,
- Accessibilité : Transports en commun - Services à proximité - place stationnement

Type d'emploi : CDI

Salaire : 1 820,00€ à 2 123,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 2 ans (Optionnel)

Langue:

- Français (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue