Assistant(E) Du Directeur Général Adjoint

**Qui sommes-nous ?**

**VetAgro Sup** est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l’Agriculture.

Nous sommes la seule structure française à former à la fois **des vétérinaires, des ingénieurs agronomes et des inspecteurs de santé publique vétérinaire** dans une approche globale des questions de santé. Formation, mais aussi recherche et expertise : l’activité de nos deux campus (Lyon | Clermont-Ferrand) se situe au cœur des enjeux du vivant.

Notre établissement s’engage pour le Développement Durable à travers son Schéma Directeur DD&RSE et la signature de l’Accord de Grenoble. Nos campus sont labellisés OEPV

Le poste est basé sur le **campus agronomique**, au sein du **Secrétariat de Direction**, en appui direct du **Directeur Général Adjoint du campus agronomique (DGA)** et de la **Directrice des Ressources Humaines (DRH)**.

En tant qu’Assistant**(e) du Directeur Général Adjoint & de la Directrice des Ressources Humaines, vous serez**au cœur du fonctionnement institutionnel, au croisement des missions de direction, d’appui administratif, de coordination interne et d’accompagnement RH.

**Description du poste**:
**Vos missions & activités**_(liste non exhaustive)_

**Organisation, coordination et gestion de l’activité des directions**

- Gérer l’agenda du Directeur Général Adjoint et de la Directrice des Ressources Humaines : rendez-vous, courriers, courriels, priorisation des échéances, participation aux réunions et instances.
- Préparer et organiser les réunions, séminaires, conférences téléphoniques, interventions, déplacements et événements professionnels.
- Gérer les déplacements professionnels : ordres de mission, réservations, suivi et traitement des notes de frais.
- Préparer les dossiers nécessaires aux missions du DGA et de la DRH (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses).
- Contribuer à la continuité du pôle « Secrétariat de Direction » en assurant un relais efficace et une coordination fluide des informations.

**Communication, accueil et interface interne/externe**

- Accueillir les interlocuteurs, filtrer les appels téléphoniques et orienter les demandes selon les priorités définies.
- Rédiger et transmettre les informations internes et externes, à partir des consignes des directions (notes, correspondances, comptes rendus, rapports ).
- Actualiser les contenus du site intranet RH en lien avec le SRH et le service communication (articles, informations utiles, actualités RH).
- Assurer le respect de la confidentialité, la qualité des échanges et la fluidité des interactions interservices.

**Préparation, suivi et production documentaire**

- Collecter, structurer, mettre en forme des données RH ou institutionnelles : tableaux de bord mensuels/annuels, indicateurs, reporting, éléments issus du SIRH.
- Mettre à jour et suivre le calendrier RH annuel, en lien avec les campagnes individuelles et collectives.
- Assurer le classement, le tri et l’archivage des documents de la DRH, du DGA et de l’équipe Administration du Personnel.
- Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer la diffusion des documents aux équipes concernées.
- Réaliser et suivre les commandes de matériel, de fournitures et de consommables, et tenir à jour les tableaux de suivi.

**Participation aux instances et processus RH**

- Participer à la préparation des instances consultatives :(centralisation des points à l’ordre du jour, réunions préparatoires, convocations, transmission des éléments aux élus, organisation logistique.
- Contribuer à la rédaction et à la simplification des procédures opérationnelles de l’équipe Administration du Personnel.
- Participer à l’amélioration continue de l'organisation administrative du service RH.

**Profil recherché**:
️ ️** Vos atouts**

**Diplôme obligatoire : niveau Bac+2 en Gestion Administrative

- Maîtrise des techniques de secrétariat, d’accueil et de bureautique.
- Excellente communication écrite et orale, capacité à décrypter et reformuler les demandes.
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, messagerie Outlook, agendas partagés, outils Internet.
- Maîtrise indispensable de l’anglais.
- Organisation, rigueur, fiabilité, sens des priorités et forte réactivité.
- Capacité à gérer les imprévus, à anticiper, à travailler en équipe et à alerter à bon escient.
- Capacité à conduire un réseau d'interlocuteurs variés et à assurer un reporting pertinent.
- Avoir un bon sens relationnel, écoute et adaptation.
- Curiosité intellectuelle et capacité d’apprentissage rapide.
- Application des règles, procédures et exigences institutionnelles.
- Organisation, rigueur et autonomie.
- Maitriser la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit

**Nous vous offrons**:

- Poste CDD de 12 mois - temps complet
- Prise de poste : début février
- Restauration subventionnée et sur site.
- Accès aux personnes à mobilité réduite / RQTH
- Activités sportives et culturelles.
- Prime mobilité durable
- Prestation