Assistant(E) Formation

**Lieu**:
**Entité**:
France Alzheimer

**Type de contrat**:
CDI

**Code postal**:
75008

**Organisation**:
France Alzheimer

**Entreprise**:

- L’Institut France Alzheimer forme les professionnels de santé, les aidants et les bénévoles pour mieux accompagner les personnes atteintes de la maladie d’Alzheimer et maladies apparentées._
- Notre mission est de transmettre des connaissances et des compétences essentielles pour améliorer la prise en charge et le soutien des patients et de leur entourage._
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- Dans le cadre de notre projet de développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de formation pour renforcer notre équipe et assurer le bon déroulement de nos actions de formation._
- Vous souhaitez évoluer au sein d’une association où entraide, bienveillance, honnêteté et intégrité sont les maîtres-mots ? Alors n’hésitez plus et rejoignez-nous _

**Poste**:
Sous la responsabilité du Responsable de l’Institut, vous aurez pour principales missions:

- **Gestion de l’accueil et des communications**
- Réception, traitement et orientation si besoin des appels téléphoniques de l’Institut vers les personnes compétentes ;
- Gestion de la boite mail de l’Institut : tri, traitement et transmission des courriels aux services/personnes concernés ;
- Accueil des stagiaires lors des formations ;
- **Consolidation de l’offre de formation et relation client**
- Recueil les besoins des clients afin de leur proposer une offre de formation adaptée ;
- Contribue à l’élaboration du catalogue des formations professionnelles ;
- Assure la mise à jour du site internet de l’Institut ;
- Participe à la promotion des formations (salons, webinaires, journées portes ouvertes) ;
- Assure un suivi régulier des clients et des stagiaires afin de mesurer leur satisfaction et anticiper leurs besoins.
- **Gestion administrative des formations à destination des professionnels**
- Information, conseil, accompagnement et traitement des demandes des stagiaires ;
- Inscription des stagiaires aux sessions de formation ;
- Préparation des dossiers administratifs (conventions, convocations, attestations, émargements) ;
- Suivi et mise à jour des dossiers des stagiaires et formateurs ;
- Gestion des annulations et des reports ;
- Gestion et contrôle des notes de frais ;
- Suivi de la facturation en lien avec la Direction administrative et financière ;
- Collaboration avec l’équipe RH concernant les dossiers des formateurs ;
- Coordination des aspects logistiques : réservation des salles, équipements, supports pédagogiques ;
- Suivi des stagiaires et gestion des relations avec les entreprises et les financeurs ;
- Assure la conformité des formations avec la réglementation en vigueur (Qualiopi, CPF, RNCP, etc.) ;
- Montage, édition, transmission et suivi des dossiers de financement (OPCO, Pôle emploi, entreprises, autofinancement) avec la Direction administrative et financière ;
- Collaboration avec la comptabilité pour le suivi des facturations, relances et impayés clients.
- **Suivi et évaluation des formations professionnelles**
- Mise à jour des indicateurs de suivi et de qualité ;
- Rédaction des bilans et rapports de formation ;
- Veille à la qualité pédagogique et au respect des objectifs de formation ;
- Recueil et analyse les évaluations des stagiaires et formateurs ;
- Traite et suit les réclamations ;
- Propose des actions d’amélioration continue pour optimiser l’offre de formation ;
- Participe à l’élaboration et à la mise à jour des contenus pédagogiques en lien avec les formateurs ;
- Appui à l’audit et certification Qualiopi.
- **Veille et amélioration des process**
- Suivi des évolutions réglementaires en matière de formation professionnelle ;
- Proposition d’améliorations pour optimiser la gestion des formations ;
- Participation à l’élaboration et à la mise en place de nouveaux outils de gestion ;
- Suivi des process du manuel qualité de l’Institut ;
- Contribue à la réalisation des audits interne de l’Institut.

Sur demande du Responsable, il/elle se verra confier d’autres tâches administratives ponctuelles.

Sur demande il/elle pourra être amené(e) de manière exceptionnelle à assurer le remplacement de la standardiste lorsqu’aucune autre solution de remplacement n’est disponible.

Les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonctions des besoins du service.

**Profil**:
Doté(e) d’une formation Bac+3 type ingénierie de formation ou équivalent, vous possédez une expérience professionnelle réussie de 3 ans minimum, idéalement au sein d’un organisme de formation. Rigueur, organisation et sens du client sont les qualités indispensables pour occuper ce poste.

Vous connaissez les dispositifs de formation professionnelle et des financements (OPCO, CPF, France travail, entreprises).

Vous avez une bonne compréhension des réglementations liées à la formation (Qualiopi, RNCP, CPF).

Vous maîtrisez les outils informatiques ains que les bases de données et possédez un bon esprit d’équipe.

**A propos de nous**:
Nos collabora