Secrétaire en Néphrologie-transplantation

**Descriptif**

Identification du poste
Dénomination du poste:
Secrétaire de consultations externes, néphrologie, transplantation rénale,
Secteur d’activité:
Consultations externes de Néphrologie-Transplantation rénale
Rez-de-chaussée, Hôpital Maison Blanche, Aile Médecine
Définitions / Abréviations
CHU : Centre Hospitalier Universitaire
DREAM : logiciel de bureautique du dossier patient
EASILY : Dossier patient et gestion des rendez-vous
MRC : Maladie Rénale Chronique
PASTEL : logiciel pour les mouvements administratifs
PTAH : logiciel de demande de transport sanitaire
ZIMBRA : messagerie électronique du CHU
WEB 100T : logiciel de saisie de l’activité.
Mission et activités
La mission:
Agent exerçant une fonction administrative, capable d’assurer l’accueil téléphonique et physique de patients hospitalisés et/ou consultants, la gestion du courrier, la gestion du dossier patient (création, classement, entretien..), l’archivage des dossiers, la programmation et la prise de rendez-vous.
La secrétaire travaille en étroite collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire, notamment l’équipe paramédicale de l’hôpital de jour, les coordinatrices de transplantation rénale ; les coordinatrices de parcours de soins MRC, ainsi que l’ensemble des acteurs du service de néphrologie (équipe médicale, diététicienne, psychologue)
Activités principales:
Accueil physique et médico - administratif des consultants (bureau des entrées décentralisé) et patients accueillis en hôpital de jour-soins externes (Pastel/Easily)
Accueil Téléphonique des patients et autres appelants
Gérer la programmation des consultations médicales et paramédicales de néphrologie et de transplantation, pré-transplantation et la programmation inhérente à l’activité d’hôpital de jour et soins externes:

- Programmation des rendez-vous des patients sur Easily, et replanification des consultations en fonction des absences médicales.
- Traitements des courriers, dossiers, résultats de biologie (tri, scanne, diffusion, archivage)
- Frappe de courriers, comptes rendus (Easily)
- Préparation des dossiers patients pour la consultation, ou en prévision d’une transplantation, collecte de la biologie
- Saisie des RUM et des actes dans WEB 100T

Gestion administrative du parcours MRC:

- Création et suivi des parcours easily MRC
- planification des consultations inhérentes au parcours MRC (Diététique, IDE.) et envoi des questionnaires et courrier d’information au patient
- Envoi au médecin traitant un courrier d’information « patient PEC dans le cadre d’un parcours MRC»

Gestion des transports sanitaires (PTAH)
Utilisation de la messagerie ZIMBRA
Gestion des fournitures du secrétariat
Niveau de compétence et capacités requises
Niveau de compétence (formation de base, spécialisation ):
BAC ou BAC + 2
Compétences en informatique attendues : maîtrise des outils bureautiques courants (WORD...)
Connaissance du vocabulaire médical.
Bonne connaissance en grammaire et orthographe.
Expérience professionnelle souhaitée dans le secrétariat médical
Capacités requises (capacités personnelles):
Indispensables
Disponibilité
Adaptabilité
Polyvalence
Discrétion
Grand sens de l’accueil
Capacités d’organisation
Rigueur
Travail d’équipe et solidarité
Maîtrise de soi
Position hiérarchique et fonctionnelle
Est lié hiérarchiquement à:
DRH
Est lié fonctionnellement à:
Chef de pôle
Responsable de structure interne
Cadre supérieur de santé
Cadres de santé du service
Responsable des secrétaires
Caractéristiques du poste
Travail du lundi au vendredi (hors jours fériés)
Amplitude horaire : 8h - 18h

**Personne à contacter**
Recrutement CHU Reims