Assistante Administrative

VetAgro Sup est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l’agriculture et de l’alimentation. Reconnu comme pôle d’excellence, il a pour objectif principal de former des ingénieur-es agronomes, des docteur-es vétérinaires et des inspecteur-rices de santé publique vétérinaire. Il contribue à la production de connaissances scientifiques pour le maintien et le développement de la santé globale de l’Homme, des animaux, des végétaux et de leur environnement.

VetAgro Sup comprend 1200 étudiant-es, 615 personnels (dont les enseignant-es/chercheur-ses) et s’investit dans 12 unités de recherche. L’établissement est membre de l’Université de Lyon, de l’Université Clermont Auvergne et Associés, du CHEL[s] et d’Agreenium.

L’institut est implanté sur la région Auvergne-Rhône-Alpes et compte deux sites : le campus vétérinaire à Marcy-L’étoile (69) et le campus agronomique à Lempdes (63).

L’assistant(e) administratif (ve) intervient auprès du directeur général adjoint du campus et en qualité de gestionnaire RH est intégré-e au sein du service RH composé de la Directrice, d’une gestionnaire et de la conseillère carrière sur le campus agronomique.

Le poste est ouvert sur le campus agronomique de Lempdes

**Objectifs du poste**:
Assister le directeur général adjoint dans l’organisation quotidienne de sa fonction (40%)

Réaliser des actes administratifs, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines (60%)

**Descriptif des tâches**:
**Activités d’assistant(e) de direction**:

- Organiser le temps professionnel du directeur général adjoint : tenue de l’agenda et prise de rdv, rappel et suivi des informations importantes, veiller aux échéances, organisation des déplacements, gestion des relations avec les interlocuteurs internes et externes,
- Gérer l’accueil physique et téléphonique : réception, transmission et filtrage des messages, traçabilité et relais éventuel des interlocuteurs avec les services de VetAgro Sup.
- Gérer le courrier de la Direction: réception, enregistrement et diffusion, traitement et/ou diffusion des courriels, dans le respect des délais et de la confidentialité et réceptionner les documents mis à la signature du DGA, alerter sur les priorités ou urgences, et en organiser le retour
- Prise de notes lors de réunions et rédiger les comptes rendus.
- Rédaction de courriers et mails internes, tableaux, mailing et publipostages,
- Assurer le soutien logistique des réunions et des réceptions,

**Activités d’assistant(e) RH**:

- Instruire, saisir et réaliser des actes administratifs selon la réglementation et les procédures administratives (individuelles et collectives), en collaboration avec les gestionnaires RH du service : suivi de carrière des agents (recrutement, position administrative, différents congés, CET, gestion horaire )
- Saisir, mettre à jour et consolider les données dans les outils du SIRH (Renoir RH, Win Paye, Reshume)
- Gérer l’accueil des nouveaux agents entrants et les agents sortants
- Rédiger des procédures opérationnelles
- Renseigner et conseiller les agents et les services
- Mettre à jour les tableaux de suivi de gestion
- Communiquer les informations
- Veiller à la sécurité juridique des actes réalisés
- Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
- Archivage

**Champs relationnel**:
Ensemble des deux campus

**Compétences liées au poste**

**Savoirs**:

- Connaissances générales en gestion des ressources humaines
- Maîtriser les techniques d’accueil, de communication écrite et orale, adaptation de son comportement aux différents types d’interlocuteurs, savoir décrypter et reformuler une demande, respect des interlocuteurs,
- Connaître les notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Connaître le statut de la fonction publique
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

**Savoir-faire**:

- Sens de l’organisation et de la priorisation : capacité à gérer plusieurs dossiers et missions en parallèle
- Rigueur/Fiabilité
- Compétences rédactionnelles fortes
- Réactivité
- Discrétion, écoute
- Très bon sens relationnel
- Goût du travail en équipe

**Type de contrat**:
Poste ouvert aux contractuels

Temps complet sur une base de 38h

Possibilité de s'organiser sur 4.5 ou 5 jours

CDD de 3 ans

Rémunération annuelle brute minimum de 22581€

Rémunération en fonction de l'expérience.

Prise de poste dès que possible