Assistante Administrative Chargée D'accueil

Au sein de la plateforme Emploi Falret 78, sur l’ESAT Cotra de Fontenay-le-Fleury, l’assistant/e administratif/ve d’accueil a pour missions principales l’accueil physique et téléphonique (standard), la gestion des informations internes et externes, et différentes tâches administratives. Il/elle est sous la responsabilité du Directeur de la plateforme Emploi Falret 78.

**MISSION**

L’assistante administrative/Accueille met en œuvre l’organisation nécessaire au bon fonctionnement du service, avec rigueur, organisation et confidentialité. Elle utilise pour cela tous les outils nécessaires au bon fonctionnement du service (communication interne et externe, gestion des dossiers, etc.)

**Accueil physique et téléphonique (standard)**
- Accueil physique du public
- Recevoir, orienter et répondre aux demandes
- Accueil téléphonique
- Enregistrement et Transmission des messages
- Transfert des appels en fonction des demandes
- Transmettre les commandes aux clients
- Avertir les salariés en cas de rendez-vous
- Tenue du lieu d'accueil (registres, réapprovisionnement masques, gel)
- Gestion Ouverture du portillon

**La gestion des informations interne et externe**
- Participer à la réalisation des outils de reporting
- Gestion des réservations extérieures de salle de réunion selon la procédure
- Affichage des notes internes (Service RH, COM, SI venant du siège et aussi en l’interne
- Participation, chaque année, au groupe de travail des journées portes ouvertes avec rédaction des comptes-rendus des réunions de préparation
- Participer aux différentes réunions en assurant les comptes-rendus.
- Respect de la confidentialité vis-à-vis du travailleur, de l’E.S.A.T. et des collègues
- Suivi des besoins en pharmacie (cahier de bobologie) interne et véhicule
- Application de la bientraitance et sensibilisation aux risques de maltraitance

**Partie administrative**:

- Préparation des réunions du lundi avec rédaction de leur compte-rendu
- Réception et diffusion de courriers, documents et notes internes.
- Classement et archivage des dossiers papier et informatisés
- Proposition d’outils de travail et solutions pratiques pour améliorer le fonctionnement administratif du service.
- Rédaction de réponses négatives aux CV non retenus,
- Mise à jour tous les 6 mois du document recensant les jours de fermetures annuelles de l'établissement)
- Préparation des dossiers d’Etat, du Conseil Départementale et du siège de l’association.
- Dossier d’assurance sur la partie des bâtiments de l’ESAT COTRA / la SAS et Suivi des véhicules (cartes Kilomètres mensuelles, carte d’invalidité, Carte d’assurance, accidents (constat), carte carburant )
- Procédure de prêt des véhicules en interne
- Dossier de sécurité de l’établissement (suivi en lien avec la maintenance)
- Le suivi des documents de la loi 2002 et 2005-102
- Le Document Unique des Risques Professionnels
- Les Plans Bleu et Blanc
- Les documents d’Evaluation Interne et Externe

Elle porte une attention particulière à toutes les informations qui sont traitées, coopère avec l’équipe de conseillers et veille à la qualité des échanges.

**PROFIL RECHERCHE**

**Formation**:

- Titulaire d’un CAP ou BEP
- Au minimum 5 ans d’expérience dans la structure
- Compétences sur le management d’équipe ou formation sur le management d’équipe
- Bonne connaissance des lois 2002 et 2005
- Connaissance du logiciel de facturation
- Permis de conduire
- Savoir utiliser et/ou être à l'aise avec les outils informatiques (Word, Excel, Outlook,)
- Bonne connaissance des règles d’hygiène et de sécurité

**Savoir-faire**:

- Maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Power Point
- Logiciels spécifiques (Teams)

**Savoir-être**:

- Capacité à collaborer et à rendre compte de son travail
- Discrétion professionnelle, confidentialité
- Esprit d’équipe et qualités relationnelles
- Autonomie
- Capacité d’organisation et d’adaptation

**CDD de 3 mois - temps partiel (27,30/semaine)**

Lundi de 8h30 à 17h30, Mardi et jeudi de 8h30 à 17h00 et vendredi de 8h30 à 13h00 avec 1h de repas du lundi au jeudi.

La participation tous les lundis à la réunion d’équipe.

**Lieu**: Fontenay Le Fleury - Véhiculé permis B

**Poste à pourvoir**: Dès que possible

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Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 3 mois
Nombre d'heures : 27,30 par semaine

Salaire : à partir de 1 800,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel