Cdd 12 Mois

At Lilly, we unite caring with discovery to make life better for people around the world. We are a global healthcare leader headquartered in Indianapolis, Indiana. Our 35,000 employees around the world work to discover and bring life-changing medicines to those who need them, improve the understanding and management of disease, and give back to our communities through philanthropy and volunteerism. We give our best effort to our work, and we put people first. We’re looking for people who are determined to make life better for people around the world.

L’associé(e) CMS coordonne et apporte un support administratif et logistique fluide aux événements et/ou interactions organisés en partenariat avec les Meeting Owners (MO) Lilly et destinés aux professionnels du domaine de la santé dans le respect de la législation Française.

En partenariat avec les agences logistiques (MPC : Meeting Planning Company) et l’équipe régionale CMS, il est le garant de la meilleure satisfaction possible des PDS dans le respect des règles corporate, DMOS et Transparence.

Orientation Client- Assurer un niveau d’excellence du service pour une expérience client positive et réussie;- Créer des partenariats solides avec les personnes en charge des relations avec les professionnels du domaine de la santé en particulier avec les leaders d’opinion (Thoughts Leaders : TL) dans chaque BU ;- Comprendre les attentes des clients et les besoins des MO ainsi que des personnes en charge des relations avec les TL et entreprendre les actions opportunes dans les délais impartis pour satisfaire les attentes ;- Assurer une gestion et une mise en œuvre holistique réussies des événements ;- Etre le premier et l’unique point de contact pour les MO, les services globaux partagés de Cork (GBS) /l’équipe régionale CMS, les services de conformité (Ethique &Compliance : E&C), les achats et les MPC;- Travailler étroitement avec les MPC en maintenant et en optimisant le modèle FipNet en vue d’une collaboration efficiente.- Développer, collaborer et gérer efficacement les relations avec des partenaires externes pour avoir un impact positif sur les événements Lilly quel que soit leur typologie: présentiel, virtuel ou hydride.

Gestion des événements- Créer et mettre à jour les plannings, initier les réunions de lancement, initier les points de suivi avec les MO, l’équipe régionale CMS et les MPC de manière régulière ;- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe régionale CMS pour assurer une expérience client et une prestation de services homogène pour les professionnels du domaine de la santé en particulier avec les leaders d’opinion.- Faciliter le partenariat avec l’équipe régionale CMS et les MPC pour:
- La recherche de lieux et les contrats d’hôtellerie- Les contrats avec les orateurs et les consultants- Le processus d'inscription aux événements, la logistique (voyage, transferts) hébergements et hospitalités.- Assurer la liaison pour la logistique des intervenants entre les agences et l'équipe en charge de la mise en œuvre ;- Assister (si besoin) aux évènements pour superviser et organiser la réunion et assurer que l’évènement se déroule bien ;- Examiner, analyser et proposer des actions à l’issue des événements en initiant des enquêtes de satisfaction auprès des clients post-événement (VOC), des récapitulatifs budgétaires et intégrer ces retours d’expériences dans les futurs plans d’actions et dans le suivi d’activité.- Dans le cadre de sous-traitance avec des sociétés de service, participer à la gouvernance de l’activité, organiser des revues d’activités et de performance, rédiger des compte rendu des réunions et les suivre les points d’amélioration (si applicable).

Conformité- Se conformer aux règles internationales pour les réunions et événements, aux exigences réglementaires et légales locales et à toutes les autres normes et procédures Lilly qui s’appliqueraient;- Recueillir, soumettre et conserver la traçabilité de l’ensemble des approbations requises selon les règles de gestion des documents définies ;- Assurer que le transfert de valeur (ToV) est monitoré et saisi dans l'outil Mercury ou dans tout autre outil de reporting afin que Lilly publie l’exhaustivité des avantages/conventions des liens d’intérêt des PDS pour la Transparence ;- Assurer que toute la documentation est capturée et téléchargée selon les processus définis;- S’assurer qu’un plan de gestion de crise est en place en cas de besoin.

Planification des activités et opérations- Etre responsable de la compréhension du « cahier des charges » (meeting request form ou autre document) des événements des Business Unit (BU) et Aires Thérapeutiques (AT), incluant le suivi budgétaire complet de l’événement ;- Superviser le processus de commande et de paiement pour les prestations avec les différents partenaires (MPC et to