Un-e Gestionnaire Administratif.ve Et Financier.ère

**’Université Paul-Valéry Montpellier 3** (UPVM3) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.

Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

Contexte du recrutement

Le service de l’Apprentissage et de la Formation Continue compte 25 personnels, environ 1200 étudiants en alternance et stagiaires (salariés, demandeurs d’emploi, adultes en reprise d’études ) et un large panel d’actions de formation en présentiel ou à distance, en alternance, multi-sites : DAEU, BUT, licences, licences professionnelles, masters, diplômes d’université, modules et doctorats. Le poste à pourvoir vise à remplacer un personnel ayant bénéficié d'une mobilité interne.

Missions

Au sein du Pôle Pilotage et Finances du SAFCO, en liaison étroite avec la responsable de la cellule budgétaire, l’équipe administrative et pédagogique, la direction et les autres services de l’Université (Direction Financière, Agence Comptable, Direction des Moyens Généraux ), le.a Gestionnaire Administratif.ve et Financier.ère:

- Demande les devis dans le respect de la réglementation des marchés
- Saisit les bons de commande, les services faits sur le Système d’Information Financier
- Contrôle la conformité des factures, des conventions et contrats de formation continue
- Scan et insertions des documents dans le logiciel de gestion spécifique FC
- Effectue les demandes de création des clients et saisit dans le logiciel spécifique FC
- Saisit les ordres de mission et les états de frais dans l’outil dédié
- Procède aux réservations (hébergement et transports) sur les portails des titulaires des marchés
- Collecte les pièces justificatives de la mission
- Collecte les emplois du temps des formations auprès des gestionnaires de formation et des équipes pédagogiques
- Assure la réservation des locaux sur la plateforme dédiée au planning
- En amont de l’événement : contribution à la préparation du rétroplanning, demandes des devis, réservation des lieux et du matériel
- Pendant l’événement : contribution au bon déroulement logistique, accueil des prestataires
- Après l’événement : contribution à la remise en état des lieux, organisation du retour du matériel prêté, facturation

Compétences CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissance du fonctionnement d’un organisme de formation ou d’un service public
- Connaissance de la gestion financière

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Mise en œuvre de procédures de gestion,
- Planification des activités en tenant compte des priorités et des échéances, régulation des dysfonctionnements,
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
- Excellente maîtrise de plusieurs outils numériques et logiciels courants

SAVOIRS ÊTRE
- Etre autonome, méthodique, organisé.e et rigoureux.se,
- Réactivité et disponibilité,
- Avoir le sens du service public,
- Capacité à rendre compte, à travailler en équipe et en réseau,
- Être force de proposition

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables

Diplôme minimum exigé : bac

Expérience souhaitable:

- gestion financière
- organisme de formation ou service public
- utilisation d’outils numériques variés

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 855,00€ à 1 919,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel