Secrétaire de Service

**Informations sur l'offre**: - Publish on 10/11/22 - (Ref : S-60568A) 26 Bd Victor Hugo - Nantes service parcours et soutien à domicile - sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service parcours et soutien à domicile **Profil souhaité**: - Filière Administrative - Catégorie C - Cadre d'emploi : adjoint administratif **Répondre à cette offre**: - Date limite : 10/12/22 *** **Le service parcours et soutien à domicile assure le pilotage des dispositifs, prestations, subventions relatifs au domicile, des services d’aide et d’accompagnement au domicile, et la gestion de l’accueil familial PA/PH. Il aura également des missions transversales pour le compte de l’ensemble de la direction en matière de suivi des engagements départementaux, d’observation et de participation des personnes.** *** *** **Vos missions**: Assure le secrétariat et la gestion des ressources du service parcours et soutien à domicile. Appuie l’organisation des réunions et l’animation des relations avec les partenaires internes et externes du service. - Assurer l’accueil téléphonique du service et la permanence téléphonique de la Direction Autonomie, en lien avec les assistantes de l’offre médico-sociale et du secrétariat de direction. - Gestion et mise à jour du fichier contacts partenaires en lien avec les unités et/ou les services partenaires (Maison départementale du handicap, service offre médico-sociale, cabinet, etc.) - Assurer l’accueil des agents et le suivi des moyens humains du service (Mise à jour de l’organigramme, ordres de mission temporaires ou permanents, mise à jour du tableau des congés et validation dans e-temptation, agents grévistes, réception et distribution des chèques déjeuners, etc.) - Assurer le suivi des moyens matériels et logistiques du service (Suivi des stocks, des fournitures de bureaux, équipements COVID, cartouches d'encre, papier, tampons, etc. réception et classement ; Centraliser les demandes d’interventions en lien avec le relai de site ; Effectuer les demandes de matériels des nouveaux arrivants (tél, ordinateur, bureaux) et les demandes de mobilier en lien avec les moyens généraux. - Appui à la diffusion et suivi du courrier interne et externe y compris sur admimail (notes, courriers, parapheurs) - Soutien à l’organisation de rdv partenaires, réunions et évènements portés par les unités En cas d’absence, de congés, assure la continuité de service sur l’ensemble des missions relevant de la fiche de poste du.de la second.e assistant.e à savoir: - Soutenir l’organisation de rendez-vous partenaires, réunions et évènements portés par le service. - Assurer le secrétariat de la cheffe de service et de l’adjointe à la cheffe de service à travers la gestion de leur agenda, l’organisation de réunions et rendez-vous internes (réunion de cadres, réunion de service) ou externes, la réalisation de documents de présentation (diaporamas, dossiers), la prise de notes ou la mise en forme d’écrits de types comptes-rendus ou de tableaux de bord. - Gérer et suivre le processus délibératif (en lien avec les agents en charge des dossiers, maitrise des échéances, création des rapports CP, des conventions et des annexes sur Airdélib et suivi pour signature). - Gérer et suivre les demandes du secrétariat de direction et de la Direction générale solidarités. - Gérer les archives NBI Non versement de 1 % résidence administrative **Compétences attendues**: Vous disposez de fortes capacités organisationnelles, de rigueur, d’autonomie et de réactivité. En outre, vos capacités relationnelles (accueil téléphonique, physique, travail en équipe) sont reconnues. Vous avez une maîtrise des outils bureautiques : word, excel, outlook, one drive, share point Le "petit plus" serait la maîtrise des logiciels métiers (admimail, temptation, ger’espace, etc.) Par ailleurs, vous avez la connaissance du fonctionnement des espaces collaboratifs et Planet Action Sociale (souhaitée). Si vous souhaitez contacter Mme BACHELIER pour plus d'informations, vous trouverez ses coordonnées sur l'annonce ci-dessous... **Spécificités du poste**: Le poste est ouvert prioritairement aux titulaires de la fonction publique. Le poste est ouvert aux non titulaires de la fonction publique, avec la possibilité d'être stagiérisé.e puis titularisé.e en fonction publique territoriale, après un an d'exercice sur le poste à la condition que le bilan qui sera effectué, valide vos aptitudes à l'exercice des missions. Répondre par ce site *** Ou par courrier, à l'attention de: - Monsieur le Président du Département de Loire-Atlantique Direction des Ressources Humaines, Service Emploi et Compétences 3 Quai Ceineray, CS 94109 44041 Nantes cedex 1 **Vos contacts** christine JOLY chargée de recrutement service emploi et compétences 02 40 99 03 08 Marina BACHELIER, cheffe de service service parcours et sout