Assistant Relations Publiques

**À propos de nous**:
GrandPalaisRmn est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du Ministère de la Culture. Célèbre monument historique, le Grand Palais en est la vitrine emblématique, en plein cœur de Paris. Fermé depuis quatre ans, le Grand Palais rouvre partiellement en septembre 2024 avec une programmation evenementielle.

Grand opérateur du secteur culturel, GrandPalaisRmn, a pour principales missions l’organisation d’expositions, l’acquisition d’œuvres d’art, la production et la commercialisation de produits éditoriaux et dérivés. L’établissement (950 salariés) rassemble une diversité de métiers et de savoir-faire liés à ses missions de service public pour certaines et dans le secteur concurrentiel pour d’autres.

GrandPalaisRmn est engagé, depuis de nombreuses années, dans une démarche d’amélioration continue en matière de lutte contre les discriminations, de promotion de la diversité et de l’égalité professionnelle. Elle a obtenu, en 2018, les labels Diversité et Egalité professionnelle.

**Mission**:
GrandPalaisRmn recherche pour la Direction des publics et de la communication une/un:
**ASSISTANT(E) CHARGÉ(E) DE RELATIONS PUBLIQUES (STAGE) - 2 mois**:
Sous la responsabilité de la cheffe du service des relations publiques, vous aurez pour missions de:
1) **Participer à l’administration de la base de données des contacts RP.**
- Traitement de données dans la BDD : création de nouvelles fiches contact, modification des fiches, veille et proposition de nouvelles cibles, qualification des contacts par centre d’intérêt.
- Exports des listes de la BDD.
- Création des invitations simples à partir d’une matrice pour des événements et des listes pertinentes.
- Analyser les réponses reçues via l’invitation dématérialisée.

2) **Préparer et organiser des vernissages des expositions et des événements (Art Basel Paris, Paris Photo, FAB Paris) de GrandPalaisRmn et des musées en région (Palais des Beaux-arts de Lille, château de Fontainebleau, musée de Cluny).**
- Participer à l’organisation des vernissages (traiteur, hôtes d’accueil, laissez-passer, déroulé)
- Etablir les listes institutionnelles (répartition des invités en fonction des différents créneaux horaires, supprimer les doublons etc.)
- Aider à la préparation des documents qui serviront à accueillir les invités (protocoles, déroulés )
- Présence aux événements pour accueillir les invités, être aux côtés des hôtesses et parer aux imprévus pendant les événements.
- Participer à l’organisation de visites des expositions après ouverture.

3) **Assistanat**
- Préparation des cadeaux à l’attention des contacts variés de la part de la Présidence / Direction générale déléguée.
- Envoi de courriers, laissez-passer, catalogues.
- Classement de documents à garder des dernières expositions, enregistrement des documents et organisation des dossiers en partage.
- Gestion des calendriers Outlook et du calendrier des événements sous forme de fichier Excel.
- Echanges par courrier et/ou téléphone avec des interlocuteurs internes et externes en fonction des besoins du service.

**Profil**:
Actuellement à la recherche d’un stage à temps plein de 2 mois sur le dernier trimestre 2024, vous préparez une formation de niveau Bac +3/4/5 en Ecole spécialisée ou Université dans le domaine de la communication, de l’événementiel, des relations publiques

Vous avez un fort attrait pour l’organisation d’événements et faites preuve d’un très bon relationnel. Rigueur, réactivité et adaptation sont les maîtres mots dans votre relation au travail. Vous maîtrisez les outils bureautiques Word et Excel.

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Poste basé à Paris 12ème

Stage de moins de 2 mois non rémunéré

Remboursement transport à 70%

Accès au Restaurant inter-entreprises de la Mairie de Paris