Conseiller(ère) Formation

En vu du développement de son activité English 4 French (E4F) a besoin d’avoir une “Conseillère en
Formation” pour son centre de Sophia Antipolis à Valbonne, qui puisse accueillir, renseigner et conseiller les apprenants tout au long de leur parcours de formation, en étant formée aux méthodes E4F. A l’issue d'une petite formation en entreprise, la “Conseillère en Formation” sera en mesure de prendre en charge l’apprenant et son parcours de formation au sein de la structure dans son intégralité (du montage du dossier à la facturation tout en assurant le suivi qualité).
Vous travaillerez en toute autonomie dans une entreprise innovante (on ne manque pas d’idées ), dans un joli cadre et au sein d’une équipe sympathique et solidaire. Vos missions seront variées, avec beaucoup d’interactions avec les stagiaires, l’équipe pédagogique et les prospects.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) Formation pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) Formation, vous serez responsable de soutenir les activités de formation et de développement des employés. Votre rôle consistera à assister dans la coordination des formations, à fournir un soutien administratif et à participer à la recherche et au développement de programmes de formation.
Responsabilités:
**Mission 1 ACCUEIL**
- ENTRETIEN téléphonique et physique : Analyse résultats test entrée, remise documents, présentation et valorisation de notre Centre, recueil des informations nécessaires à l’offre de formation forfait ou personnalisée.

**Activités Mission 2 PROCÉDURES QUALITÉ**:

- Contrôle des feuilles de présence de la veille + modification du planning Google si besoin suite absences + MAJ feuille de présence (signature stagiaire si absence)
- Préparation des dossiers de présence pour la journée
- Enregistrement coordonnées prospects (HUBSPOT)
- Traitement courriel et courrier postal
- Enregistrement des réservations
- Recherche financement et critères de prise en charge, si besoin
- Etablissement offre de formation forfait ou personnalisé (devis manuel + FORMDEV)
- Envoi offre formation + livret d'accueil / règlement intérieur + grille progression
- Enregistrements éléments devis dans tableau « liste devis » (SR et ONLINE)
- Téléchargements fiche information et devis manuel / HUBSPOT
- Montage des dossiers de prise en charge (CMAR, AGEFICE, FIF PL ) + accompagnement saisie dossier formation virtuel dans compte CPF du titulaire
- Envoi convocation + livret accueil et RI
- Préparation des dossiers administratifs + dossiers de présence (feuilles présence + attestation assiduité + fiche entrée pédagogique) et dossiers virtuels pour ONLINE
- Encaissement des supports
- Entrées + sorties + validation du service fait, dans EDOF
- Enregistrement des échéances de facturation
- Eléments de facturation pour la chargée de gestion (complétude fiche “élément de facturation”)
- établissement contrats intervenant extérieurs (AH)
- vérification factures des intervenants
- Gestion planning formateurs + salles de cours
- Complétude tableau “factures à établir au ” pour la comptable (fin d’année)
- Etablissements diverses attestations
- Envoi TDN mi-parcours + TDN fin parcours + évaluation formation
- Inscription TOEIC ou LILATE + envoi convocation examen
- Envoi justificatifs à la Caisse des dépôts suite au contrôle des dossiers
- Relances paiement (à la demande de la chargée de gestion)
- Relances prospects, offres de formation, TDN, TOEIC, absences
- Remise chèques et espèces en banque (2X par mois pour SR et LSLS)
- Clôture dossier administratif (certificat de réalisation, envoi certificat + TOEIC, contrôle dossier avant archivage, MAJ

Hubspot, MAJ “tableau résultats évaluations et assiduité”)

**Activités Mission 3** **ASSISTANCE PÉDAGOGIQUE**:

- Suivi et accompagnement du stagiaire durant son parcours de formation (tél, mail) : rappel déroulé formation, réajustement parcours formation, aide à l’utilisation des plateformes de réservations et classe virtuelle
- Analyse test profil + MAJ fiche pédagogique
- Relances suite période absence pour les stagiaires ONLINE (mails, appels) à la demande de la responsable pédagogique
- Interface avec l’équipe pédagogique et stagiaires (retour/ relais sur difficultés rencontrées des stagiaires et envisager des

éléments de solutions avec les formateurs + échanges informels quotidiens avec les formateurs sur les stagiaires, réajustement du parcours de formation, supports...)
- Remonter si besoin à la responsable pédagogique, les problèmes/questions/demandes des stagiaires et/ou formateurs
- Echanges avec intervenants extérieurs sur le suivi de la formation des stagiaires (autres langues)
- Participation / soutien à l’amélioration continue du développement de l’entreprise (facturation intermédiaire, abondement, certifications à proposer )

**Activités Mission 4**:

- Pr