Assistant Administratif

**À propos du poste**
Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe de passionnés au service de la forêt.

Vous réalisez, au sein d'ne agence de gestion forestière, l'assistance administrative du Directeur de l'agence et des chefs de centre, en partenariat avec l'assistante administrative en place et le comptable.

**Missions**
- **Référent(e) commandes d’achats travaux : Suivi et rédaction de documents administratifs et contractuels **:

- Suivre les consultations pour les travaux (exploitation, sylviculture,),
- Saisir des commandes d’achat de travaux et suivi des retours des bons de commandes de travaux (exploitation, sylviculture, infrastructures ) et intégration dans l’ERP,
- Saisir des contrats annuels fournisseurs
- Suivre la réception des documents légaux liés aux contrats annuels (Kbis, attestations RC ),
- Suivre sur l’ERP des budgets par forêt et aide aux chefs de centre.
- **Tenue des bases informatiques **:

- Compléter et mettre à jour les bases propres au fonctionnement de l’agence (véhicules, matériels, personnel ),
- Mettre à jour des bases liées à l’activité des forêts (tiers, chasse, plan simple de gestion (PSG), forêts, contrats/bons de commande de travaux ),
- Réaliser des tableaux de synthèse.
- **Classement des documents administratifs et techniques de l’agence **:

- Assurer le classement des documents par forêt, propriétaire, client ou entrepreneur,
- Réaliser un classement « papier » pour les documents signés originaux et un classement « informatique », selon l’arborescence en vigueur pour les autres documents.
- **Rédaction de rapports et comptes-rendus **:

- Rédiger et mettre en forme tout rapport technique (visite de massif, expertises, réunion client bois, fiche santé des forêts ) et/ou d’ordre organisationnel (réunion qualité (prise de notes lors des réunions), bilan d’activité ).
- **Gestion administrative **:

- Appuyer les collaborateurs de l’agence dans leurs démarches administratives,
- Assurer le bon équipement du personnel (informatique, matériel forestier ) en lien avec le comptable,
- Suivi chefs de centre et communication : En lien avec les techniciens, réaliser courriers et impressions de documents,
- Mener toute activité de secrétariat nécessaire au bon fonctionnement de l’agence.
- **Missions ponctuelles (congés de l’assistante en poste) **:

- Filtrer les appels téléphoniques, prendre les rendez-vous :

- Assurer la réception téléphonique (prise de rendez-vous, redirection des appels )
- Traiter les questions d’ordre administratif ne nécessitant pas de décision du directeur
- **Gestion du courrier de l’agence (classement, rédaction, envoi de courriers) **:

- Gérer des autorisations ponctuelles de passage en forêt.
- **Missions de Back-up : Apporter un soutien à l’équipe de l’Agence **:

- Préparation et suivi des catalogues de consultations annuels (travaux, plantations, clôture, création et entretien de routes forestières) en lien avec l’assistante en poste :

- Mettre en forme et numéroter les fiches de consultations,
- Créer le catalogue de consultation
- Communiquer le catalogue aux fournisseurs,
- Suivre et enregistrer les réponses des fournisseurs.
- Préparation et suivi des ventes de bois sur pied et bord de route (ventes informatisées par appel d’offres) :

- Créer et/ou mettre en forme les fiches de lots pour les ventes de bois sur pied et bord de route à partir des informations transmises par les techniciens forestiers,
- Rédaction des contrats de vente de bois sur pied et bord de route, associés à la vente organisée par l’agence (et génération des bons de commande et suivi des réceptions).
- Suivi des plans simples de gestion (PSG) :

- Alimentation et mise à jour des bases de données liées aux PSG sur l’ERP.

**Profil recherché**
- **Formation et compétences**: De formation Bac +2 minimum en secrétariat ou en comptabilité
- **Expérience** : Minimum 5 ans sur un poste similaire avec des connaissances indispensables en comptabilité
- **Informatique** : Maîtrise indispensable du Pack Office. Une connaissance du Logiciel de suivi technique type ERP (Sage X3) est un plus
- **Langue** : Parfaite maîtrise du français écrit et oral

Nous encourageons l’inclusion et la diversité dans une démarche en faveur de l'emploi des personnes en situation de handicap, et de la valorisation de toutes les singularités, dans la mesure de la compatibilité avec les exigences du poste.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 541,43€ par mois

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- assistant administratif (H/F): 5 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel