Administrative Assistant

Découvrez un monde plein de créativité

Administrative Assistant
- Rejoignez-nous et célébrons ensemble la beauté de l’expérience humaine. Participez à la création pour des vies plus heureuses et plus saines, avec l’amour de la nature. Ensemble, avec bienveillance et humilité, nous proposons des innovations pour l’alimentation, concevons des parfums inspirés et développons des solutions pour la beauté et le bien-être. Apprenez de nos experts et partagez vos idées et ambitions avec plus de 16 000 collaborateurs à travers le monde. Épanouissez-vous dans un environnement varié, flexible et stimulant. Rencontrez des professionnels audacieux avec qui créer, tisser des liens et enrichir vos compétences. Chaque jour, votre énergie, votre créativité et votre détermination façonneront notre avenir et feront la différence pour des milliards de personnes. Notre monde s’enrichit de vos différences. Nous sommes Givaudan. Human by nature.

**Administrative Assitant**-** Votre futur poste?**

Rattaché(e) au département Finance et en étroite collaboration avec les Services Généraux et les Ressources Humaines de Givaudan France, Givaudan recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son site d’Argenteuil, en France.

**V**otre rôle consistera pour 40%, à**:

- Assister dans la **gestion administrative et comptable des flottes automobiles**: création des contrats véhicules avec les loueurs et préparation des fichiers, communications avec notre centre de services partagés (GBS), création et administration des contrats XApps, contrôle de réalisation, éligibilité, suivi et déclaration IFRS16 (comptabilisation et correction des contrat de location dans les états financiers), contrôle des factures, contrôle des kilométrages, gestion des amendes (transmission collaborateurs, plateforme e-prune) ;
- Apporter un support à la **maintenance des flottes**: assurer la gestion de la maintenance, assurance (courtier et sinistres), etc. avec tous les prestataires. Y compris la gestion des factures TOTAL.
- Également accompagner sur les renouvellements de contrats, avenants et contrats de voiture. (gestion administrative et financière) ;
- Fournir un support aux demandes de capitalisations des** capex** (immobilisations): centraliser, créer et suivre les demandes, en coordination avec les départements Service Technique et Finance, puis assurer la finalisation des capitalisations et mises à jour système pour leur clôture ;
- Gérer le volet financier **des avantages en nature** : Extraction des données systèmes, maintien du fichier en collaboration et pour le compte des Ressources Humaines ;
- Maintenir toutes mises à jour, diffusion et **opérations de contrôle** de l’ensemble de ces tâches. Y compris des PO, factures, paiements et d’affectation sur centre de charges ;
- Apporter un support à certaines déclarations fiscales (dossiers CIR, DAS2, etc.) du contrôle au classement ; dont liaison avec notre centre de services partagés

**Pour les 20% restants**:il s’agira de d’assurer, pour le compte du département des Ressources Humaines / Paie**:

- **La gestion administrative et paie des dossiers incapacité de travail et invalidité**(déclaration auprès des organismes, traitement en paie des prestations perçues et consolidation des données entre la paie et la comptabilité).
- **La gestion administrative et comptable des factures et commandes créées pour les Ressources Humaines** (PO, contrats xApps).

**Vous**?**

**Souhaitez-vous vous d**é**velopper et influencer votre propre monde au sein d**’**un groupe international et d**’**une industrie passionnante**? Alors rejoignez-nous****

**Votre profil professionnel comprend**:

- Formation : BTS / DUT
- Minimum 3 ans d’expérience dans un poste pertinent
- Niveau d’anglais minimum : B1
- Expérience avec SAP et Excel
- Esprit d’équipe, dynamique, rigoureux(se) et organisé(e)

**Nos avantages**:

- Participation
- Plan d’Épargne Entreprise
- Restaurant d'Entreprise
- Prime transport
- Prime vacances
- Mutuelle et prévoyance
- Chez Givaudan, vous contribuez à la création d’expériences sensorielles et olfactives uniques qui touchent et inspirent le quotidien de nombreuses personnes dans le monde. Nous sommes inspirés et animés par un esprit d‘équipe qui permet d’évoluer, de collaborer et de valoriser ses compétences en côtoyant des équipes diversifiées, qualifiées et passionnées par leur métier, quelles que soient leurs régions ou divisions dans l’entreprise.
Notre monde s’enrichit de vos différences.
La diversité favorise l’innovation et permet de créer des liens plus étroits avec nos employés, nos clients et nos partenaires.
Givaudan encourage la diversité et s’engage à créer un environnement où chacun a sa place et impacte notre univers.

**Télétravail**:Hybride