Secrétaire D'accueil

**ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**

Depuis sa création en 1884, la Fondation Léopold Bellan - association reconnue d'utilité publique en 1907, puis comme fondation en mai 1996, est un acteur majeur de la santé et du secteur social et médico-social.

Institution à but non lucratif, la Fondation Léopold Bellan apporte aujourd'hui les réponses les mieux adaptées à la prise en charge des besoins auprès de publics variés : des très jeunes enfants, des enfants, jeunes et adultes en situation de handicap mental, psychique ou sensoriel, des enfants et jeunes en danger ou en difficulté sociale, des malades, des personnes âgées.

Plus de 2 500 professionnels travaillent au sein de la Fondation qui gère 72 établissements regroupant 4226 lits et places et réalise plus de 300 000 heures d'aide à domicile par an.

L’IME Léopold Bellan basé à Bry-sur Marne-accueille des jeunes de 6 à 20 ans originaires de toute la région Ile-de-France, porteurs d’épilepsie et de troubles du comportements associés. Il dispose d’un Internat de semaine de 50 places et d’un semi-externat de 24 places (dont 2 en accueil temporaire).

L’IME propose une prise en charge éducative, paramédicale et de préparation au travail en secteur protégé (4 ateliers d’IMPRO : Horticulture, Cuisine, Hygiène et Entretien des locaux et d’un atelier polyvalent : conditionnement, menuiserie, réparations).

**DESCRIPTIF DU POSTE**

L’IME Léopold Bellan basé à Bry sur Marne recherche un.e secrétaire d’accueil pour accueillir, renseigner et informer les invités ou visiteurs, animer et organiser l'espace d'accueil et d'information, assurer le standard et effectuer des tâches de secrétariat (saisie des documents, classement, envoi de courriers, mise à jour des outils logistiques, actualiser l'affichage)

**MISSIONS GENERALES**

1 - Accueil physique et téléphonique

2- Secrétariat Administratif

3 - Secrétariat comptable

4 - Suivi du Plan d’action

5- Organisation de l’accès à la Base documentaire de l’établissement

**MISSIONS SPECIFIQUES**

**1 - Accueil physique et téléphonique**
- Accueil physique des visiteurs
- Gestion des appels téléphoniques de l’établissement
- Gestion du courrier entrant, présentation à la direction et distribution aux services concernés
- Rédaction de notes, correspondances ou compte-rendu à partir des consignes de la Direction.
- Préparation et organisation des différentes réunions
- Met à jour l’annuaire interne de l’IME
- S’assure de la mise à jour des tableaux d’affichage obligatoires

**2- Secrétariat Administratif**
- Collecte les besoins de matériel et fournitures, réalise les commandes et assure le suivi des stocks
- Assure l’affranchissement des courriers au départ et la remise à la Poste
- Assure le suivi des abonnements aux transports collectifs des jeunes accueillis (Imagin’R)
- Vérifie la conformité des dossiers de demande d’admission, collecte les éléments manquants pour assurer la complétude des dossiers, assure le classement des documents
- Assure les courriers de refus suite aux commissions d’admission
- Organise l’archivage des dossiers de refus et des jeunes sortis de l’IME
- Assure la numérisation des documents destinés au dossier numérique des jeunes et les met à disposition de la secrétaire médico-sociale et de l’assistante sociale
- Appui la préparation des supports de communication interne ou externe

**3 - Secrétariat comptable**
- Suit et met à jour des listes de responsables habilités à signer des formulaires, engager des dépenses, ainsi que la liste des personnes habilitées à utiliser le répertoire partagé
- Scanne les factures à payer et les avoirs fournisseurs via le logiciel Yooz
- Organise et réalise le classement des factures papier de fournisseurs et rapprochement avec les devis, bons de commande, bons de livraison ; et le classeur des immobilisations
- Assure la gestion et le suivi des caisses argent de poche des jeunes accueillis à l’IME
- Assure la remise des chèques à encaisser à la banque

**4 - Suivi du Plan d’action**
- Collecte les informations auprès de la direction et inscrit les actions dans le plan d’action (Logiciel Ageval), assure la mise à jour de l’avancement des actions

**5- Organisation de l’accès à la Base documentaire de l’établissement**
- Organise le classement de la base documentaire (dans le Logiciel Ageval) après validation de la direction
- Organise le classement des documents sur les dossiers partagés
- Assure le rangement de la salle d’archives, les éliminations d’archives (archives privées) et versements (archives publiques)

**Profil / Formation**
- Titre professionnel de niveau 3 (CAP/BEP) d'employé/e administratif/ve et d'accueil.
- Bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA)
- BTS support à l’action managériale

**Qualités Requises**
- Bon relationnel et sens de l’accuei