Assistant D'agence

Leader français dans le domaine de la conception et la réalisation de dallages industriels en béton depuis plus de 20 ans, PLACEO est une entreprise dynamique qui n'a de cesse de diversifier et d'enrichir ses compétences.

Dans le cadre d'un remplacement, l’agence PLACEO située à Beynost (01) recrute un(e) **Assistant(e) d'agence**.

Rattaché(e) à la direction, l’Assistant(e) d’Agence est un collaborateur/collaboratrice de premier plan qui doit avoir de nombreuses qualités : rigueur, méthode, sens de l’organisation, discrétion, initiative et autorité.

Polyvalent, l’Assistant()e) est chargé(e) du suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables, sous la responsabilité directe du Directeur d’agence.

Il/elle doit veiller à la bonne circulation de l’information et entretenir des relations optimales aussi bien en interne qu’en externe (clients, fournisseurs, etc ).

**Principales missions**:
Commercial

Appels d'offres:

- Constituer le dossier administratif
- Demander des certificats et attestations de travaux aux maîtres d'ouvrage
- Relancer les maîtres d'ouvrage pour avoir les résultats de la consultation

Rédaction et mise en forme de la proposition en collaboration avec la direction / service commercial:

- Respecter les délais de remise de l'offre
- Vérifier toutes les conditions (commerciales, techniques,...) en particulier la garantie de paiement

Préparation administrative : ouverture du dossier administratif, déclarations, autorisation, police d'assurances:

- Effectuer les démarches administratives dans les délais
- Respecter les exigences des différents dossiers
- Répertorier les formalités en fonction de la nature du dossier
- Vérifier la conformité entre le devis et le bon de commande

Comptabilité

Suivi et traitement des comptes fournisseurs:

- Affecter un code chantier en préparation de leur traitement analytique
- Vérifier la conformité des factures
- Procéder à l’enregistrement, dès la commande, sur l’ERP et prévoir leur paiement dans l'échéancier

Suivi et traitement des comptes clients:

- Affecter un code chantier en prévision des traitements analytiques
- Se référer aux bons de commande globaux ou aux termes des marchés
- Emettre des factures de situation d'avancements de travaux ou globales
- Prévoir puis contrôler leurs paiements dans l'échéancier

Tableaux de bord et suivi des travaux

Gestion de stocks
- Tenir les stocks de fournitures de bureau
- Tenir les stocks de petits matériels et équipements de sécurité

Suivi avancement de chantier
- Constituer les dossiers de chantier complets
- Tenir à jour les plannings de chantier, d'engins etc.
- Relancer le service travaux pour élaborer situations et facturations en cohérence avec l'avancement du chantier

Réception des demandes et réclamations clients
- Tenir à jour le fichier clients
- Prendre les messages des clients, transmettre aux chantiers et veiller à ce qu'aucune demande ne reste en suspend
- Etablir des courriers types

Gérer les dossiers de chantiers en relation avec le service Travaux

Facturation en fonction des modalités prévues dans les contrats

Suivre les encaissements
- Vérifier les décomptes des sous-traitants
- Etablir le décompte général et définitif
- Etablir une réclamation
- Suivre les cautions et garanties (recouvrement)
- Réceptionner les ordres de service
- Remplir les formalités en cas de modifications de travaux, de prolongation
- Etablir les déclarations de sous-traitance

Classement et Archivage des dossiers chantiers
- Organiser le classement, classer les documents
- Suivi et Archivage des dossiers (papiers) des chantiers
- Suivi et Archivage des dossiers (informatiques) des chantiers

Divers
- Saisir les notes de frais sur N2F
- Etablir les préparations de paie
- Tenir à jour le registre du personnel
- Organiser et assurer le classement des documents dans l'entreprise

Type d'emploi : CDD, Intérim
Durée du contrat : 3 mois

Rémunération : 2 500,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel