Secrétaire

Notre Association, l’Apei de la Boucle de la Seine basée dans le 92 Nord, agit pour et avec les personnes en situation de handicap et leurs familles. Animés par les mêmes valeurs d’éthique et d’engagement, bénévoles et salariés accompagnent 800 enfants et adultes en situation de handicap dans les domaines de l’éducation, du travail, de l’hébergement, des loisirs et de la santé. Ensemble, nous contribuons à construire une société plus inclusive.

**Description du poste**:
**Etablissement**:
Jean Jaurès est un foyer de vie accueillant 25 résidents en situation de handicap 24h24 365 jours par an ; nous sommes situés au 19 Bis rue Jean JAURES à Gennevilliers.

Sous l’autorité du Directeur de l’établissement à qui vous rendez compte de vos missions et dans le respect des dispositions légales et règlementaires, du règlement de fonctionnement, du projet du service et des projets des bénéficiaires, des procédures et des consignes reçues, vous êtes chargée des missions et responsabilités suivantes:

- Travailler dans le respect de la personne accueillie (bientraitance, bienveillance)
- Respecter les procédures communes de l’établissement dans le cadre d’un travail participatif pluridisciplinaire (Projet personnalisé d’accueil et d’accompagnement (PPAA), participation aux réunions d’équipe )
- S’inscrire dans la vision associative (autodétermination, inclusion)
- Adopter une posture professionnelle cohérente avec son rôle (vocabulaire adéquat, respect des distances, exemplarité)
- Appliquer la règlementation en vigueur dans le secteur médicosocial et associatif
- S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue de la qualité

**Mission**

La secrétaire représente la structure auprès des interlocuteurs externes (familles, bénévoles) et internes (Autres établissements de l’Apei-bs). Il-elle informe ou redirige les interlocuteurs. Il-elle a aussi un rôle administratif afin d’épauler sa direction dans diverses tâches.

**Activités Principales**:

- Secrétariat
- Réceptionne, oriente et filtre les appels téléphoniques
- Accueille, renseigne et oriente les visiteurs
- Contrôle l'accès et la circulation des personnes
- Met à jour les informations mises à la disposition du public
- Utilisation de logiciels : EIG, Octime et tout autre logiciel nécessaire au bon fonctionnement du service.
- Gestion des stocks (fournitures de bureau etc.)
- Gestion administrative:

- Traite le courrier
- Rédige, frappe et diffuse des courriers et des comptes-rendus divers
- Classe et archive les documents
- Participe au projet du dossier informatique partagé « Teams »
- Suit la flotte automobile
- Suit les sinistres
- Suit les contrats de maintenance en coordination avec la Direction
- Tient à jour l’annuaire des numéros utiles
- Comptabilité:

- Saisie les écritures comptables
- Saisie les factures des fournisseurs
- Saisie les factures « banque et caisse » de l’établissement et des résidents
- Suit l’alimentation des comptes des personnes accueillies
- Facture les départements et les tuteurs/ représentants légaux
- Pour les personnes accueillies
- Suit les comptes
- Demande l’approvisionnement des comptes aux tuteurs/ représentants légaux
- Saisie et suit les règlements (frais d’hébergements etc )
- Suivi administratif des personnes en situation de handicap:

- Suit les dossiers d’admission et de sortie
- Actualise le tableau de suivi des notifications de décision MDPH - Aide sociale
- Suit les absences des personnes accueillies
- Elabore les attestations demandées par les familles (attestation hébergement)
- Suivi administratif des personnels:

- Crée la fiche salarié et suit les dossiers du personnel
- Suit les visites médicales d’embauches et de reprises
- Saisie les arrêts maladie sur le logiciel de gestion des temps
- Saisie et suit les éléments de salaires mensuels (les variables de paye : acompte, transport..)
- Suit les titres de séjour
- Suit les dossiers « mutuelle »
- Suit les dossiers de formation
- Réalise les demandes de prise en charge et de remboursement auprès de l’OPCO

**Relations avec les familles**:

- Participe à l’accueil des familles et amis des résidents
- Veille, dans la limite de ses compétences et de l’obligation de réserve qui lui est faite, à la bonne diffusion des informations relatives au résident.

**Démarche qualité**
- Participe conformément à son emploi et à ses compétences à la démarche qualité au sein de l’établissement particulièrement sur les aspects relatifs à la lutte contre la maltraitance et au développement de la bientraitance.

**Profil recherché**:
Diplôme à partir du Baccalauréat:

- Bac pro gestion-administration
- BTS assistant de manager
- DUT GEA, DUT PME-PMI

Compétences:

- o Faire preuve de qualité d'écoute, d’empathie, d’analyse et de synthèse
- Faire preuve de discrétion et de respect
- Être capable d’établir une relation de confiance
- Être autonome, rigoureux, avoir le sens de l’organisation pour mener les actions à leur terme.
- Être disponible, réactif, impliqué
- Positionnement