Administrateur(-trice) de Projets Européens

Le Département Europe d’IT a été créé en 2004 dans le but d’accompagner des chercheurs INRAE dans le montage et ensuite dans la gestion de projets collaboratifs financés par la Commission Européenne.

Aujourd’hui le Département comprend 30 collaborateurs : Administrateurs (-trices) de projets, Chef(fe)s de projets et Consultant(e)s répartis en 4 Pôles ainsi que sur 4 sites géographiques (Paris, Nantes, Clermont-Ferrand, Montpellier) avec un portefeuille de 34 projets collaboratifs en gestion.

Notre mission est de « _Co-construire et accompagner des projets de recherche pour transformer vos idées en innovations_ ».

Les fonctions principales de l’Administrateur (-trice) sont d’assister les collaborateurs dans les tâches logistiques, administratives et financières liées aux projets, d’animer certaines actions de communication et de contribuer à la vie du pôle auquel il/elle est rattaché(e) également à celle du département.

Sous la responsabilité du Responsable de Pôle, l’Administrateur/rice exercera les fonctions suivantes:
**1. Aide à la gestion des projets du Pôle de rattachement. **Cela inclut notamment mais pas exclusivement:

- Appui à l’organisation de diverses manifestations (réunions de lancement, annuelle ou finale des projets) : mise en place des outils pour des réunions virtuelles (ex. sessions Zoom, tableaux Klaxoon) ; réservation de salles, préparation des informations pratiques pour se rendre à la réunion, interaction avec les prestataires, gestion des inscriptions, préparation des badges et autres documents utiles pour les participants, création de posters, assistance sur place aux participants ;
- Développement et maintenance des outils de communication interne : sites intranet de travail collaboratif des projets i.e. SharePoint (notamment gestion des accès, mise à jour des pages, développement de contenu dynamique) ;
- Aide à l’élaboration des outils de gestion de projets (notamment tableaux de suivi, guides qualité, enquêtes, gestion de risques, etc) ;
- Mise en place des bonnes pratiques RGPD dans les projets ;
- Appui pour l’élaboration des rapports périodiques et finaux à soumettre à la Commission Européenne (CE): préparation des modèles, recueil et consolidation des contributions scientifiques, financières et administratives des partenaires, relance des partenaires si nécessaire, saisie des informations en ligne sur le site de la CE.

**2. Appui aux actions de communication et dissémination dans les projets en gestion**
- Mise en place de divers outils de communication et de dissémination tels que : identité graphique, présentations, site web, articles de presse;
- Suivi du plan de communication projet et coordination des actions de communication des partenaires ;
- Suivi et reporting des actions de communication et dissémination.

3. Appui** aux Consultants ou Responsables dans** **le montage des propositions** **et dans la** **contractualisation des projets européens. **Cela inclut notamment mais pas exclusivement:

- Appui aux partenaires dans la saisie des informations administratives et financières ;
- Appui à l’organisation des réunions de montage ;
- Aide à l’élaboration des budgets et documents financiers;
- Saisie du plan de travail (DoA) sur le site de la CE ;
- Pilotage du processus administratif de contractualisation avec la CE.

**4. Participation à l’animation du Pôle de rattachement et à la vie du département**:

- Appui à l’organisation de réunions internes au pôle : réservation de salles, interaction avec les prestataires pour les pauses café, déjeuner et éventuellement diner, organisation de visio-conférences, rédaction de comptes rendus ;
- Appui à la communication interne au sein du pôle mais également externe, vers les autres pôles du Département Europe notamment sur des sujets transversaux, vers les autres départements IT, vers l’INRAE ;
- Aide à l’élaboration d’outils pour le pôle et/ou transversaux au département (base de données partenaires, bibliothèque de documents, etc) ainsi qu’à la mise à jour du site intranet du Dpt Europe (SharePoint).

**Profil recherché**:

- Diplôme universitaire ou équivalent (niveau bac + 3)
- Expérience en organisation d’événements et animations virtuelles
- Excellente maitrise des outils bureautiques (pack Office) et des outils web
- Maîtrise d’outils et aptitude à la création de supports de communication
- Français et anglais courant indispensables
- Bonnes qualités rédactionnelles en français et en anglais
- Une connaissance du fonctionnement des programmes européens de recherche ainsi que des règles de gestion spécifiques à ces projets serait fortement appréciée.
- Intérêt pour le domaine de la recherche agronomique (environnement, alimentation, agriculture) serait un plus

**Qualités souhaitées**:

- Très bonnes aptitudes relationnelles
- Esprit d’équipe, fiabilité
- Sen