Secrétaire Administratif(Ve) Polyvalent(E)

**Type de contrat**: CDI à temps plein

**Statut**: Employé - Convention collective nationale du 15 mars 1966

**Classification**: Selon la grille et en fonction du profil et de l’expérience

**Lieu de travail**: Dijon (siège de l’Udaf de Côte-d’Or)

**Date de prise de poste souhaitée**: au plus tôt

**Contexte du recrutement**

L’Union Départementale des Associations Familiales de Côte-d’Or (UDAF 21), reconnue d’utilité publique et investie d’une mission légale de représentation des familles (art. L. 211-3 du Code de l’action sociale et des familles), œuvre pour la défense des intérêts matériels et moraux des familles et fédère plus de 100 associations familiales dans le département.

**Missions principales**:
Sous l’autorité du Directeur général, le/la Secrétaire administrative polyvalente assure un rôle central dans l’organisation et la gestion administrative de l’institution. Ses principales missions sont les suivantes:

- **Organisation et suivi des instances statutaires**
- Préparation et suivi des Conseils d’administration, Bureaux et Assemblées générales (convocations, logistique, rédaction des comptes rendus, formalités postérieures ),
- Gestion des commissions internes et de contrôle (convocations, organisation, rédaction des procès-verbaux),
- Suivi du dispositif de gestion des adhérents,
- Suivi du dispositif de financement : complétude du rapport, mise à jour des tableaux de répartition, correspondances avec les associations et classement des comptes rendus financiers.
- **Secrétariat général et appui administratif**
- Gestion de la boîte mail générique et du courrier,
- Accueil physique et téléphonique,
- Appui administratif quotidien : rédaction, mise en page et diffusion de documents, suivi de dossiers administratifs, gestion des bases de données, impression, diffusion et archivage
- Organisation logistique des réunions et des déplacements.
- **Soutien aux associations et représentants familiaux**
- Accueil, accompagnement et appui administratif aux associations adhérentes et partenaires dans les locaux de l’Udaf : réservation et préparation des salles, installation du matériel visio, intendance
- Appui à la formation et à la communication des bénévoles.
- **Secrétariat de la Médaille de l’Enfance et des Familles**
- Préparation, vérification et transmission des dossiers à la préfecture.
- Organisation des commissions, suivi des enquêtes, envoi des distinctions aux mairies.

**Compétences attendues**:
**Connaissances et savoir-faire**

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, outils collaboratifs).
- Capacités rédactionnelles et de synthèse (rédaction de comptes rendus et de courriers officiels).
- Sens de l’organisation, rigueur et respect des délais.
- Connaissance du fonctionnement associatif et des procédures administratives.

**Savoir-être professionnel**:

- Discrétion, loyauté et sens du service public associatif.
- Esprit d’équipe et aptitude à coopérer avec des interlocuteurs variés
- Disponibilité, autonomie, réactivité et diplomatie
- Capacité à représenter les valeurs familiales et citoyennes portées par l’Udaf 21

**Profil recherché**:

- Formation de niveau Bac à Bac +2 (secrétariat, gestion administrative, assistant de direction ou équivalent).
- Expérience confirmée en secrétariat administratif, idéalement dans le milieu associatif ou institutionnel.

**Conditions d’exercice**:

- Déplacements occasionnels (préfecture, réunions partenariales, cérémonies)
- Moyens mis à disposition : poste informatique, téléphonie, logiciels internes, salle de réunion équipée.