Gestionnaire Administratif

**Description entreprise**:
L'ENS de Lyon est un établissement public d’enseignement supérieur qui forme par et pour la recherche des étudiants motivés, qui ont le désir d'apprendre. Elle regroupe toutes les disciplines en dehors du droit et de la médecine. Elle dispense une formation exigeante, de haut niveau et une recherche de premier plan qui participe au progrès des connaissances.
Forte de 2400 étudiants et plus de 1000 personnels enseignants, enseignants-chercheurs, techniques et administratifs, c’est une école dynamique où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales dans la vie de l’établissement.

**PRESENTATION DU SERVICE**:
Le service Accueil Badges et Sécurité est composé de 9 fonctionnaires, (2 cat A, 3 cat B et 4 cat C), et d’environ 50 collaborateurs du privé, il assure la gestion des 2 accueils physiques et téléphoniques, des contrôles d’accès et de la délivrance des badges et de la gestion des 4 PC sécurité incendie fonctionnant 24h/24. Assurant le pilotage de plusieurs marchés de service et de maintenance, pour un budget de plus de 1,4 M Euros, le service exerce ses missions sur les 3 sites de l’Ecole durant toute l’année. Les agents sont répartis sur deux composantes : Incendie et sécurité et Contrôle d’accès et secrétariat administratif auquel le poste appartient.

**ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL**:
**Composition du service**:
D’un ingénieur d’étude chef de service, d’1 assistant ingénieur, de 2 techniciens responsables de sites, d’un secrétaire administratif, de trois adjoints techniques SSIAP 2, 1 adjoint technique SSIAP 1. L’agent sera basé sur le site Monod, mais sera amené à se déplacer sur l’ensemble des sites pour effectuer ses missions liées à la maintenance des systèmes de contrôle d’accès.

**Relation(s) hiérarchique(s)**: Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable du bureau des badges.

**Relations fonctionnelles**:
Internes : avec l’ensemble des services (direction du patrimoine, SPST, MMO, DSI, Laboratoires...)
Externes : avec les prestataires de l’Ecole, les services Préfectoraux, de Police et de Gendarmerie ainsi que les services de la Métropole et de la Ville de Lyon.

**Moyens et ressources**:
Application métiers : Micro-sésame, P2S, Easy-ID, Stella, GLPI, Protecsys, Avigilon

**Contraintes particulières de travail**:
Afin de préparer au mieux la rentrée de l’Ecole de début Septembre, l’agent devra reprendre son service 2 semaines au moins avant la date de la rentrée universitaire. Durant tous le mois de Septembre, les nécessités de service impose une présence durant tous les jours de la semaine.

**Description du poste**:
**MISSION**:
Seconder le responsable du bureau des badges, assurer la gestion du dispositif du contrôle d’accès, le paramétrage des contrôles d’accès et la gestion de la matrice de sécurité. Produire le badge lui
- même en gérant les incidents et pannes pour l’ensemble des sites de l’ENS de Lyon (Descartes, Diderot, IEA, Buisson, Monod, 1 place de l’école, IGFL).

Assurer des tâches administratives dont notamment:

- établir les plannings des vérifications techniques réglementaires (VTR) du bureau de contrôle pour tous les sites, en lien avec la Direction du Patrimoine (maintenance) : électricité, gaz, ascenseurs, CVC, portes et portails automatiques, équipements de sécurité incendie (extincteurs, désenfumage, SSI...),
- Editer toutes les VTR, assurer la diffusion auprès des mainteneurs en charge de la levée des réserves,
- Tenir à jour le planning des maintenances réglementaires semestrielles et annuelles des équipements de sécurité,
- Tenir à jour les dossiers administratifs liés aux autorisations d’exploitation de vidéosurveillance,
- Contribuer au traitement des demandes d’autorisations et déclarations d’évènements.

**ACTIVITES**:
**Activités principales**:

- Réceptionner et gérer les demandes de création de badge, analyser les droits, les autorisations, et éditer et délivrer les badges. Gérer les messageries associées,
- Accueillir tout public de la communauté universitaire (élèves, enseignants-chercheurs et administratifs),
- Gérer les dysfonctionnements (contrôle et analyse des demandes et suivis) en lien avec la DSI, analyser les conflits entre la délivrance d’un badge et la gestion des contrôles d’accès...
- Gérer les pannes techniques sur les lecteurs de badges, serrures et portes électriques en liens avec le prestataire dédié.

**Activités associées**:

- Editer et attribuer les badges lors de la chaine d’inscription de rentrée scolaire,
- Transmettre toute anomalie constatée à son responsable direct puis établir un rapport d’anomalie,
- Secrétariat du service, archivage des registres de sécurité, planification administrative des VTR (Vérifications Technique