Chargé.e D’accueil

En tant que Chargé.e d’accueil, vous êtes le premier point de contact des adhérents et partenaires de l'Association OETH (Objectif Emploi des Travailleurs Handicapés).

Votre rôle consiste à traiter les demandes entrantes par téléphone et par mail, en apportant des réponses de qualité sur l'Association et son offre de services. La gestion des accès à l’espace adhérent fait également partie de vos missions et vous contribuez à la mise à jour et à l’enrichissement de la base de données (CRM).

Vous avez également une responsabilité dans l’accueil et la vie des locaux et des services généraux, en lien avec l’assistante de Direction.

**Vos missions**:
1) Information des adhérents et partenaires
- Être le garant de l'information sur l'Association et son offre de services ;
- Établir et maintenir une relation privilégiée avec les adhérents et partenaires.

2) Gestion de la permanence téléphonique
- Assurer la réception des appels entrants tous les matins (une vingtaine d’appels en moyenne) ;
- Identifier et analyser les demandes des appelants ;
- Répondre aux demandes:

- Apporter une réponse immédiate sur l’association et son offre de services de manière globale ; nos actualités ; nos financements et leurs modalités ; les dossiers de financement en cours ;
- Orienter vers le bon interlocuteur (interne ou externe) ou les bons outils (site internet, guide ) ;
- Maîtriser la gestion du système téléphonique et gérer un flux continu.

3) Gestion de la boite mail
- Assurer un suivi continu des mails ;
- Analyser et traiter les mails (Apporter une réponse immédiate, transférer au bon interlocuteur, orienter vers les bons outils) ;
- Trier, classer et garantir la bonne tenue de la boîte de réception.

4) Gestion de la base de données (CRM)
- Utiliser et maîtriser la recherche des informations enregistrées dans le CRM pour analyser les demandes entrantes ;
- Créer et suivre les accès à l’espace adhérent, traiter les anomalies ;
- Mettre à jour et enrichir la base Contacts dans le CRM en appliquant les processus établis ;
- Mettre à jour la base Comptes dans le CRM en appliquant les processus établis ;
- Réaliser des opérations de nettoyage de la base de données (régulières et/ou ponctuelles).

5) Services généraux et tâches administratives courantes (sur le temps de présence au bureau)
- Relève du courrier et tri
- Réception/envoi de colis
- Accueil physique dans les locaux (visiteurs, prestataires, administrateurs, etc..)
- Suivi des stocks fournitures et locaux (cuisine, toilettes, photocopieuse, etc..) et de l’entretien des locaux

**Vos missions ponctuelles**:
1) Soutien en cas de surcroît d’activité du Pôle financement:

- Traitement administratif des demandes de financement simples (vérification de l’éligibilité à l’aide financière et des pièces justificatives, qualification du dossier) ;
2) Contribuer à des actions liées à l'amélioration de la relation adhérents.

Profil Recherché:

- Expérience minimum de 3 ans sur un poste similaire souhaitée
- Être à l’aise avec les outils informatiques (connaissance de base de données /CRM serait un plus).
- Être à l’aise au téléphone
- Qualité d’écoute
- Sens du relationnel et du service client
- Aisance en communication écrite
- Bon esprit d’analyse et de synthèse
- Capacité à travailler de manière autonome et sens de l’organisation
- Faculté d’adaptation

Formation

Bac +2 en gestion / administration /assistanat

Conditions

39h - 9h 18h (vendredi 17h)

2 jours de télétravail (lundi et vendredi) / 3 jours en présentiel

Tickets restaurant

Prise en charge titre de transport 60%

Prise en charge de la mutuelle 60%

Type d'emploi : CDD
Statut : Cadre
Durée du contrat : 3 semaines

Salaire : 23 500,00€ à 24 500,00€ par an

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel