Assistant Administratif

L’assistante administrative assure, pour le foyer de vie le Douyssat, la satisfaction des besoins d’accueil et administratifs exprimés en recherchant l’adéquation des outils et des équipements de communications et de bureautiques existants utilisées et optimisées.

**Les activités sont**:
**Facturation Foyer d’hébergement Razès (23 résidents) et Foyer de vie le Douyssat (40 résidents)**
- Recueillir auprès des résidents et/ou auprès des représentants légaux les ressources des usagers (pour le calcul de la participation à l’aide sociale à l’hébergement),
- Calcul de la participation à l’aide sociale à l’hébergement pour chacun des résidents suivant les prescriptions des règlements départementaux d’action sociale (RDS) (sur tableaux excel créés en interne), transmission aux usagers ou aux représentants légaux,
- Facturation aux conseils départementaux (sur logiciel financier de gestion, EIG), contrôle sur le reversement de la participation à aide sociale aux résidents,
- Relance sur les règlements des usagers pour la participation à l’aide sociale.
- Saisie comptable des participations des résidents (EIG Comptabilité)

**Gestion administrative et secrétariat**
- Assurer un accueil téléphonique
- Accueillir, écouter et orienter les personnes se présentant à l’accueil
- Suivi du courrier administratif (Enregistrement des courriers entrants et sortants, classement, )
- Organiser et utiliser les classements et archivages selon la nature des documents,
- Organiser et favoriser la transmission des informations en interne et en externe,
- Participer à l’organisation d’évènements (flyers, accueil, préparation de salles)
- Commande fournitures administratives, produits entretien avec chef de service
- Participation au suivi des intervenants de maintenance et de sécurité avec le chef de service
- Vérification des factures et alerte du chef de service au besoin avant paiement
- Rédaction dactylographie de documents à la demande de l’équipe de direction
- Gestion de la caisse de l’établissement Foyer de Vie

**Autres activités**:

- Respecter le règlement intérieur et faire respecter le règlement de fonctionnement
- Favoriser la communication et la relation avec l’usager et entre les usagers
- Etre soumis au devoir de discrétion
- Respecter les règles d’hygiène et de sécurité de l’établissement

**Connaissances ++**
- EIG
- Pack office et particulièrement Excel
- Connaissance juridique sur le CASF

**Qualification requise**:
Baccalauréat avec une expérience professionnelle en économat et justifie d’une bonne connaissance du secteur sanitaire, social et médico-social ou titulaire d’un Bac +2.

**Les qualités professionnelles requises et comportements**

**Les connaissances particulières requises**:

- Procédures en vigueur sur l’association et sur le foyer de vie
- Connaissance du cadre réglementaire

**Les qualités professionnelles requises et comportement**:

- Avoir le sens du travail en équipe
- Être capable d'écoute, d'observation et de disponibilité
- respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
- rigueur ;
- précision et fiabilité dans le brassage des chiffres afin d’éviter les erreurs ;
- réactivité et ténacité pour maintenir ses connaissances à jour ;
- gestion du stress lors des montées en charge en début de mois pour la facturation,
- Maîtrise des outils bureautiques
- Bon relationnel, rigueur, organisation et capacité d’adaptation
- Précisions et fiabilité dans le brassage des chiffres afin d’éviter les erreurs
- Souci de la rigueur,
- Patience,
- Rigueur dans les horaires,
- Mobilité.
- Discrétion,
- Sens de l'observation et de l'écoute,
- Capacité d'adaptation et de décision,
- Capacité d’analyse et d’autoévaluation

**permis exigé**:oui

**véhicule personnel**: souhaité

**Horaires**:
35h semaines

**Rémunération**:
Selon la convention collective nationale 51 - coefficient 439

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 308,94€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 10/02/2025