Assistant.e Commercial.e Et Administratif.ve

Présente en France depuis 1881, l'Armée du Salut est plus qu’une simple organisation caritative. A travers la Fondation, nous trouvons le prolongement social des valeurs spirituelles et humanistes de l'Armée du Salut. Elle met son engagement et sa compétence au service de tous ceux qui souffrent. Prévention, aide à la réinsertion, secours d'urgence la mission de la Fondation de l'Armée du Salut est globale.

La Fondation Armée du Salut intervient principalement dans le domaine de l’action sociale et médico-sociale, de la protection et l’accompagnement de l’enfance et de l’adolescence, du soin, du handicap ou de la dépendance et du secours/aide alimentaire.

Plus de 200 établissements et services présents dans 11 régions et 2 800 salariés sont au service des personnes fragilisées.

**Description du poste**:
Par délégation du Directeur d’établissement, dans le cadre des normes et valeurs promues par la Fondation de l’Armée du Salut, conformément au projet institutionnel ainsi qu’au projet d’établissement, placé(e) sous l’autorité hiérarchique de l’adjointe de direction, **l’Assistant.e commercial.e et administratif.ve** intervient dans les tâches commerciales et administratives de la structure.

Il/elle gère plus spécifiquement le secrétariat courant de l’établissement et la partie administrative et commerciale de l’activité événementielle. Il/Elle pourra être amené.e à gérer l’aspect administratif et commercial de toute autre activité émanant d’un développement commercial.

L’Assistant.e commercial.e et administratif.ve est en lien permanent avec l’équipe de direction, la cheffe de service ESS, les encadrants techniques en charge des activités commerciales.
- Il/Elle assure les tâches et missions suivantes :_
- Gestion du standard : traite les appels internes et externes et oriente les demandes vers les personnes compétentes
- Accueil physique : informe et oriente les demandes vers les personnes compétentes
- Assure les prises de rendez-vous par ou pour les membres de la direction
- Met en forme et valorise la présentation des documents qui lui sont transmis par les membres de la direction et les chefs de service.
- Conception d’outils à la demande des membres de la direction et des chefs de service
- Procède à la gestion des stocks des fournitures de bureau, du matériel des trousses de secours et vérification mensuelle des défibrillateurs de l’établissement. Passe les commandes et s’assure des livraisons
- Suivi des compteurs des copieurs et des problèmes techniques de ces derniers
- MAJ des badges PA
- Dépannage informatique et/ou technique
- Accueil et orientation des prestataires en l’absence de l’Adjointe de direction PSDD
- Soutien si nécessaire des professionnels d’accueil sur le SSI
- Gestion des courriers et des mails : suit l’arrivée et reroute les courriers et les mails destinés aux différents services ou personnes de l’établissement, rédige, envoie les courriers.
- Gestion des notes d’information et des notes de services : en collaboration avec l’émetteur du service, saisit, édite et diffuse les notes
- S’assure de la mise à jour de l’affichage dynamique.
- Classer les documents, informations, et fonds documentaires
- Forme et accompagne les différents professionnels dans la mise en œuvre des nouveaux outils mis en place dans l’établissement (logiciel dossier de la personne accueillie, déclaration d’incident)
- Accompagne les professionnels à la bonne utilisation de la GED et aux nouvelles pratiques professionnelles associées
- Soutien et met en œuvre les actions nécessaires à la démarche continue de la qualité au sein de l’établissement
- Gestion des procédures administratives : centralise les procédures pour qu’elles soient accessibles par tous et veille à leur mise à jour
- Gestion de la plateforme en ligne ABC SALLES et de toute autre plateforme souscrite
- Accueil téléphonique et physique des clients : présentation de l’offre commerciale
- Recherches et sollicitations de prestataires de restauration dans le cadre des évènements
- Élaboration des devis
- Réservation et visite des salles
- Élaboration et suivi du planning des réservations de salles
- Accueil des prestataires liés à l’évènement et accompagnement sur les questions logistiques
- Accueil client lors de l’évènement et évaluation de l’adéquation de la prestation avec les attentes clients
- Assure le suivi de l’évaluation de la prestation finale rendue
- Gestion des communications internes et externes des activités commerciales
- Transmission du planning de réservation et de toute modification à l’équipe technique
- Relances clients
- S'inscrit dans une démarche d’amélioration de la question des prestations proposées

**Profil recherché**:
Bac+2 minimum
- Excellente maitrise du Pack Office
- Rigueur rédactionnelle
- Rigueur administrative
- Excelle