Assistant(E) Administratif(Ve)

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants)._

**Délais de publication : mercredi 26 mars 2025**

**Cadre d'emplois : rédacteurs**

**Quotité : temps plein**

**Description du poste**:
**Missions du Conservatoire à Rayonnement Communal «Centre Erik Satie»**

Au sein de la direction des affaires culturelles et dans le cadre d'un service public d'éducation et d'enseignement artistique de qualité, le Centre Erik Satie, conservatoire à rayonnement communal, assure et développe l'éveil, l'enseignement, les pratiques, la création, la diffusion de la musique et de la danse, et de la pratique théâtrale prenant en compte la diversité des demandes et les attentes de tous les publics. La Direction des Affaires Culturelles est rattachée à la Direction Générale Adjointe Développement Urbain, Culture et Communication.

**Missions du poste**

Sons la responsabilité du Chef de service, ce cadre assure la gestion administrative et financière des actions et dossiers du service et en garantit 1’avancement. 1l est chargé de 1’accueil des publics et partenaires et coordonne la circulation des informations

Cet emploi implique : un contact important avec les milieux enseignement, d'éducation, de création et de diffusion artistiques

des relations étroites sur des projets communs avec la direction des affaires culturelles et les équipements culturels, ainsi qu'avec les autres partenaires de la Ville : MJC, structures associatives et éducatives, etc..

**Activités du poste**

**Gestion administrative générale du service**
- Préparer, élaborer, rédiger et suivre des actes administratifs ( arrêtés, conventions, délibérations), courriers, compte rendus, procès verbaux, bilans, notes, procédures, dossiers (dossiers d'usagers, dossiers en lien avec des financeurs...)
- Mettre en place des tableaux de bord de suivi d'activités
- Assurer une veille réglementaire dans son domaine
- Élaborer et mettre à jour des documents de communication

**Mise en place et suivi de projets/dossiers spécifiques**

Être référent, anticiper les besoins, centraliser, diagnostiquer, analyser et proposer des synthèses, des solutions correctives, coordonner les opérations / dossiers / dispositifs / instances:

- Organisation des inscriptions : gestion, actualisation du fichier élèves, centralisation, élaboration des documents supports, communication
- Gestion administrative des études : renseignements sur le fonctionnement des études, interface avec les enseignants, les parents, les élèves, suivi des fins de cycles et rédaction des diverses attestations ou diplômes
- Assistance administrative du directeur et des chargés de coordination dans la gestion de leurs dossiers, la communication : suivi des relations avec les différents partenaires du centre
- suivi de la subvention du Conseil Départemental, DRAC (centralisation d’informations - argumentation), programmes concerts/auditions
- Gestion du courrier : enregistrement, élaboration des réponses, classement.
- Gestion administrative des éléments RH des agents du service

**Gestion financière : référent comptable et budgétaire du service, en lien avec le chef de service**
- Être référent de la préparation budgétaire (fonctionnement /investissement) : collecter organiser les éléments permettant de faciliter la prise de décision
- Gérer l'exécution budgétaire du service
- Gérer la facturation aux tiers, ou bénéficiaires

**Marchés publics**
- Définir les besoins en lien avec le chef de service
- Élaborer les documents nécessaires à la commande publique
- Analyser les offres
- Suivre les marchés en lien avec les prestataires

**Tenue d'une régie d'avances et de recettes**
- tous types de paiements + billetterie des concerts du centre musical (deux à trois fois par an.)
- Effectuer les opérations de régie
- Traiter et suivre des impayés, effectuer des transferts de fonds
- Effectuer les opérations de régie - Traiter et suivre des impayés, effectuer des transferts de fonds

**Encadrement de proximité d'une équipe (1 agent)**

Organiser l'activité de l’agent (répartition des tâches, plannings...)

Gérer les relations, organiser les réunions d'équipe

Alimenter des documents pour les RH

Tenir l’entretien annuel d'évaluation (identifier les besoins individuels de formation)

Gérer les congés

Participer aux procédures de recrutement

Transmettre des informations descendantes (rappeler les procédures) et remontantes

Accompagner les agents du service dans la relation à l'usager en cas de situation complexe ou conflictuelle

**Participation à la vie du service**

Participer aux réunions d'équipe, commissions,