Chef·fe de service Accueil aux Usagers, Documentation et Information

Contribuer aux travaux du collectif de direction, Piloter les activités du service, Participer aux travaux devant aboutir à la mise en place d'une GEC et piloter sa mise en œuvre au sein du service, Participer aux travaux devant aboutir à la mise en place d'une GRU et piloter la mise en œuvre du centre de contact de premier niveau de celle-ci.

Les activités du poste sont les suivantes :

Le détail des activités ci-après décrit les missions attendues sur une période de 18 à 24 mois, c'est-à-dire correspondant à la phase de structuration et d'amorce des projets GEC et GRU. Les activités et la quotité de temps consacré seront amenées à évoluer dès lors que le service aura été réorganisé pour la mise en production des deux projets susmentionnés.

Piloter les activités du service : 40 %

• Contribuer aux travaux du collectif de direction
• Manager et assurer le bon fonctionnement du service, de l'accueil, du standard, du bureau du courrier et du centre de documentation et d'information ;
• Piloter la gestion des salles de réunion de la collectivité ;
• Piloter la gestion centralisée des fournitures administratives nécessaires au bon fonctionnement des directions
• Elaborer et suivre le budget de son service
• Elaborer, piloter et exécuter les marchés publics liés à l'activité du service
• Mettre en place, sécuriser, optimiser et contrôler les procédures liées à l'activité du service
• Assurer une veille réglementaire
• Participer, sur son champ de compétence, aux projets transversaux de la collectivité

Participer aux travaux devant aboutir à la mise en place d'une GEC et piloter sa mise en œuvre au sein du service : 30 %

• En lien avec la Cheffe de projet GEC et la Responsable de la Relation Usagers, participer aux travaux permettant la mise en place d'un centre de numérisation externalisé des correspondances de la collectivité (Définition du besoin, élaboration du marché, sélection du prestataire, mise en œuvre et exécution financière de ce marché)
• Piloter la relation avec le groupe « La Poste distribution courrier », dans le cadre de la mise en place d'un centre de numérisation externalisé
• Former et accompagner les agents du service au process de numérisation
• Participer aux travaux de définition et de mise en œuvre d'une application de Gestion électronique des correspondances de la collectivité
• Former et accompagner les agents du service aux missions relevant de leur champ de responsabilité dans le cadre de la GEC
• Piloter la mise en œuvre de la GEC par le service

Participer aux travaux devant aboutir à la mise en place d'une GRU et piloter la mise en œuvre du centre de contact de premier niveau : 30 %

• En lien avec la Cheffe de projet GRU et la Responsable de la Relation Usagers, participer au pilotage de la définition et du déploiement du centre de contact de premier niveau :
• Définition des processus des courriels/appels téléphoniques, des niveaux 1 et 2 ;
• Pilotage de l'élaboration d'une base de connaissances et d'un référentiel usagers
• Réorganisation du service permettant le déploiement du centre de contact
• Accompagnement au changement du service et plus globalement des agents de la collectivité
• Conception d'une stratégie de contrôle qualité
• Assurer l'encadrement de l'équipe et le management opérationnel du centre de contact de premier niveau
• Traiter les demandes complexes, et piloter l'homogénéisation des réponses entre le centre de contact et les différents services

Connaissances :

Les enjeux et le cadre réglementaire des activités du service

Le champ d'activité et d'intervention de la Direction

L'organisation administrative et politique de la collectivité, les politiques et procédures régionales

Les techniques d'animation, de communication et de négociation

Les principes de la comptabilité et de la commande publique

Compétences opérationnelles :

Gérer les ressources humaines (animer, recruter, évaluer, former, gérer les tensions en conflits, informer, accompagner et repérer les potentiels), déléguer et contrôler, accompagner le changement

Rédiger des actes administratifs, gérer et suivre un budget

Maîtriser les logiciels bureautiques et les applications/outils métiers liés à l'activité

Savoir-être :

Travailler en équipe et en transversalité

S'adapter aux situations et urgences

Avoir le sens des responsabilités

Être rigoureux et autonome

Être force de proposition

Savoir rendre compte

Gérer ses émotions

Être à l'écoute de ses interlocuteurs