Offre de stage 'Assistant.e et de gestion H/F

Acteur majeur de l'innovation universitaire ancré dans le Grand Est Parisien, l'Université Paris Est Créteil développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d'insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

La Direction des Ressources Humaines met en œuvre les objectifs et la politique de l'établissement. Elle conseille et accompagne les directions, les services communs et les composantes sur tous les aspects de la carrière des agents, des enseignants, enseignants-chercheurs et des BIATSS.

Le Service Recrutement-Mobilité et Concours des personnels BIATSS (Bibliothèques – Ingénieurs – Techniciens – Sanitaires et Sociaux) est composée de 5 agents : 3 chargés de recrutement – 1 conseiller mobilité-carrière – 1 chargée des concours.

La Chargée des concours des personnels BIATSS est en charge, soit en qualité d'établissement organisateur, soit en qualité d'établissement, de l'organisation administrative et logistique des concours de droit commun (concours nationaux, académiques et locaux – interne ou externe), des examens professionnels -Le Repyramidage et des recrutements spécifiques sans concours BOE.

Sous la responsabilité fonctionnelle de la Chargée des concours des personnels BIATSS et hiérarchique de la Responsable du Service Recrutement-Mobilité et concours, vous serez amené.e à acquérir des compétences en assurant les missions suivantes :

a) Organisation administrative et logistique des concours :

• solliciter par téléphone ou email les membres devant composer les jurys,
• recenser et enregistrer les états des frais (transports, hébergement et restauration des membres de jurys)
• classer/organiser les pièces justificatives fournies par les membres de jury pour leur rémunération éventuelle et constitution des dossiers de prise en charge financière.
• Relancer les prestataires pour la livraison des petits déjeuners et plateaux repas.
• compléter et tenir à jour les tableaux de bords pour les prestataires (petits déjeuners et plateaux repas) – enregistrer les devis, bons de commandes signés et préparer les justificatifs de service fait.

b) Convocations aux membres du jury.

c) Recenser et tenir à jour le tableau des états de service des agents inscrits aux concours et examens.

d) Veiller à l'organisation et à l'affichage des salles pour les épreuves écrites des concours.

e) Assurer l'archivage et classement.

e) Traitement des dossiers de candidature

• Réceptionner les dossiers de candidatures
• Trier/classer les dossiers par ordre alpha/concours/nature
• Vérifier la date de réception et la complétude des dossiers
• Relancer par courriel/web les candidats dossiers incomplets pour pièces manquantes
• Saisie dans l'application Senorita (date/réception, académie d'affectation ou affectataire.s, demande d'équivalence, pièces manquantes…)

f) Traitement des demandes d'équivalence.

g) Préparation des dossiers des lauréats LP/LC (copies/enveloppes) avant envoi au ministère.

La liste des missions est non exhaustive.

Offre de stage proposée aux étudiants de niveau ou en préparation d'un des diplômes suivants :

BAC Pro Gestion Administrative – BAC Pro AGORA – BAC Pro Assistant Manager – Licence RH ou gestion administrative.

Période du stage : 3 mois à temps plein, à compter du 02/05/2026 jusqu'au 24/07/2026 (date de la fermeture estivale de l'établissement).

Compétences et qualités attendues :

• Intérêt pour le domaine des ressources humaines – Curiosité.
• Capacités rédactionnelle et relationnelle.
• Ponctualité – Adaptabilité – Organisation – Rigueur – Autonomie.
• Respect de la hiérarchique et des consignes – Politesse.
• Aptitude à travailler en équipe et en transversalité.

Affectation géographique : Campus Centre – 161 Avenue du Général de Gaulle à CRETEIL – Bâtiment i1 – Bureau 420 (bureau partagé).