CDD - Gestionnaire Administration RH H/F

Vos missions : 

Assurez la gestion administrative, réglementaire et opérationnelle des conventions de stage et des contrats d'alternances en garantissant la conformité juridique, la fluidité des processus et la coordination entre les différents acteurs internes et externes.

Vous serez en charge des démarches préalables à l'intégration des collaborateurs : alerte sur les règles à respecter auprès des Chargés de Recrutement/RRH/DRH, suivi d'activité, DPAE, conversion des embauches dans le SIRH, authentification des titres de séjour...

Également, vous serez garant(e) de la transmission des informations d'embauche sur l'intégralité de la chaîne RH (recrutement/RRH/DRH, contrats, paie).

Durant les congés et absences de membres de l'équipe, vous assurerez une continuité de service en prenant le relais sur la gestion des dossiers urgents en vue de l'embauche des collaborateurs.

1. Stages :

• Réception de la demande par mail et via MyClickH de l'équipe recrutement

• Analyser la demande :

  • Légal : vérification de la conformité de la convention de stage, validité du titre de séjour

  • Lien avec les juristes en droit social si nécessaire et cas particulier

• Suivi administratif

  • Vérification de l'avancée des dossiers, relances diverses, réception des documents, 

  • Reporting 

  • Feedback et suivi en cas d'absence du binôme

1. Contrats Alternance :

• Réceptionner la demande via le service Recrutement par e-mail et via notre Sirh avec les éléments du dossier : à minima les papiers d'identité, le calendrier de formation, le CV du tuteur et de l'alternant, le programme de formation et la fiche missions

• Contact et réception des documents des écoles : fiche de renseignement à compléter, confirmation du calendrier, Cerfa, Convention de Formation

• Analyser la faisabilité par rapport aux dates :

  • Vérification des dates de formation pour adéquation des dates de début et fin de contrat

  • Contrôle des cours le samedi : rattrapage sur la semaine (5 jours par semaine, 35h50/sem)

• Contrôle du coût de formation :

  • Vérification du delta restant à charge budgétairement (calcul) ou prise en compte du delta négocié par le Chargé de Recrutement 

• Vérifier les éléments liés à la rémunération : % en fonction du niveau et de l'âge

• Analyse juridique si dossier spécifique : 

  • Pour les + 26 ans : attestation France Travail, numéro et durée d'inscription à France Travail

  • Si alternant précédemment dans une autre société = besoin de récupérer le numéro d'enregistrement du CERFA Opco dans l'ancienne société, vérifier date de fin de rupture pour l'acceptation du dossier par l'Opco.

• Pour les apprentis, planifier la visite médicale avec médecine du travail 

• Faire le lien avec DRH/RRH concerné pour signature du CERFA et de la Convention de Formation puis de l'alternant et transmission du dossier au gestionnaire de paie

• Lien ensuite avec le centre de formation pour VISA de l'école : retour du CERFA pour signature

• Saisir les éléments sur la plateforme de l'OPCO pour prise en charge des coûts de formation

Outils :

• SIRH / Oracle pour la consultation de l'état civil des futurs collaborateurs, des rapports de suivi et pour conversion des embauches

• Adobe

• Pack Office

• ADP

Profil : 

Vous êtes disponible pour un CDD allant de début mars 2026 à fin octobre 2026.

Vous avez au minimum 2 années d'expérience sur des missions similaires.

Votre rôle de conseil et vos qualités de communication vous permettront d'interagir avec différents interlocuteurs en interne (Service Recrutement, DRH/ RRH, Juridique, Paie) mais également en externe (écoles, OPCO) dans le respect de la confidentialité.

Votre assertivité et diplomatie ne sont plus à démontrer et vous aideront à donner un cadre au niveau légal et en termes de délai.

Votre réactivité et capacité d'organisation vous ont déjà aidé à gérer plusieurs sujets dans l'urgence simultanément.

Votre capacité d'adaptation et de communication faciliteront votre intégration au sein de l'équipe mais également auprès de vos clients internes et interlocuteurs externes. 

Votre curiosité d'esprit, vous permet d'être autonome ou d'aller éventuellement chercher l'information auprès du bon interlocuteur. 

Votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre esprit d'équipe seront essentiels.